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運営者がお伝えするバーチャルオフィスのメリットとデメリット

2019.12.12 梅田 中津

2020/5/19更新

大阪の中津駅・梅田駅で2店舗のコワーキングスペースを運営し、6年前からバーチャルオフィスサービスもご提供しているコモンルームのスタッフです。

ネット環境や政府の給付金制度の拡充などにより、職場以外の場所で働く「テレワーク」や、自身のスキルを活かして「自宅起業」をする人が増えてきました。
そうした状況下で急速に需要が高まっているのが、「バーチャルオフィス」という選択肢です。

一括りに「バーチャルオフィス」と言っても、運営元によって受けられるサービスは様々。
どれを選べばいいのかわからない、という人も多いのではないでしょうか。

そこで今回は、今まさに「バーチャルオフィスを検討している」という人や、「自宅を作業スペースとして起業を考えている」人に向けてバーチャルオフィスの基本情報とメリット・デメリットについてまとめました。

バーチャルオフィスサービスをご提供して6年の実績があるコモンルームのサービスについてもご紹介します。
数あるコモンルームのプランの中でも、問合せの多い人気商品となっています。

ぜひ選択肢の一つとしてチェックしてみてください。

 

【目次】
1.バーチャルオフィスとは
2.バーチャルオフィス利用のメリット
3.バーチャルオフィス利用の注意点
4.バーチャルオフィスの選び方
5.利用者層
6.コモンルームのバーチャルオフィスプラン
7.まとめ

 

1.バーチャルオフィスとは

 

そもそも、バーチャルオフィスとはどういった事務所の借り方になるのかを説明します。
バーチャルオフィスは実際に事務所スペースをレンタルするものではなく、事業を営むにあたって必要な住所や電話番号などの情報をレンタル出来るサービスです。

 
事務所スペース自体をレンタルしないので費用も少なく、起業や副業、新法人設立でオフィスを構える際の初期費用を抑えながら、信用力のある住所で法人登記が可能です。
 
業務自体は他の場所で行うものの、住所の利用や法人登記が必要な場合にリーズナブルに活用できるサービスです。

 

 

2.バーチャルオフィス利用のメリット

 

実際にバーチャルオフィスを利用した場合のメリットはどういった点になるのでしょうか。
以下、まとめてご紹介します。

 

 

①圧倒的にコストを抑えられる

作業場は不要で住所が使えれば十分という場合、通常のオフィスに比べ非常に低コストで必要な住所等を利用できます

例えば、大阪駅・梅田駅徒歩5分以内の貸事務所を借りる場合、月々の賃料は安くても50,000円~60,000円程、初期費用として数ヶ月分の保証金・礼金等が必要です。
それに加えて電話を引きたい場合は、お部屋の電気契約と電話契約が必要になり、さらに数千円~10,000円程必要になります。

ところが、バーチャルオフィスは高くても月々2万円ほど(住所利用の有無などサービスは異なる)と、段違いにコストを抑えることができます。
コモンルームのバーチャルオフィスプランを例にすると、月額5000円( 住所利用・登記可) で契約が可能で、その他初期費用(入会金)が10,000円※、必要であれば電話転送(オプション)も付けることができます。

レンタルオフィスやシェアオフィス、コワーキングスペースと比較してもかなり費用を抑えることが可能です。

※中津、梅田店とも6/30まで入会金無料キャンペーン中です。

 

 

②自宅の住所を公開しなくていい

一番低コストで登記したい場合は、ご自宅の住所を利用する方法がありますが、いくつか不安があります。
事業所として自宅住所を公開しますので、特に持家ですとプライバシーが心配です。男女問わず、ストーカー被害等もありえない話ではありません。

また、賃貸住宅の場合は、そもそも事務所利用や法人登記を大家さんが認めていない物件がほとんどです。表札やポストに会社名が出せないのは致命的です。

HP等で住所を掲載すると自宅に訪問営業が来る確立もアップしますし、お住まいとしての安らぎを損なう可能性があります。 バーチャルオフィスを利用して会社住所を他の場所に移せば、ご自宅でも安心して事業を営むことが出来ます。

 

③信用力のある一等地の住所を利用、登記ができる

コストを徹底的に抑えられるにもかかわらず、一等地の住所を利用できるので取引先や金融機関の印象が良くなるケースが多いです。

業界によって印象が良い住所(最寄り駅や町という意味で)は異なるかとは思いますが、【会社の住所】は取引先の信用度を大きく左右する情報です。

特にBtoBのビジネスをされる方にとって、住所の信用度は重要ではないでしょうか。

HP上の表記、名刺交換、相手方の決済時、あらゆる場面で住所が活きてきます。
最近はグーグルマップで住所地の建物が確認できますし、その場合に自宅の住居が映るのか、ビルが映るのか、印象は段違いです。

 

④来社された場合の印象アップが可能

 バーチャルオフィスのサービス内容は各社様々ですが、実際に会社住所にしているスペースを利用できる施設もあります。

例えば、取引先の方が来社されることになった場合、住所利用地に商談等を行えるスペースがあれば便利ですよね。

②や③の話と少し重複しますが、こちらの対応可能なバーチャルオフィスの場合、来社された方に好印象を持ってもらうことができます。

 

⑤宅配便を受け取ってもらうことができる

一人で仕事をしている場合、商談や打合せ等で外出される時間も長くなりがちですよね。
その場合、郵送物の受取りがスムーズに出来なかった、という経験も多いのではないでしょうか。
手紙やハガキであればポストに入りますが、宅配便や対人受け渡しのレターパックの場合は、受取りに手間がかかってしまいます。

事業用ビルの場合、宅配ボックスの設置がなされていない物件がまだまだ多いため、再配達の手配と再配達時には外出の予定が入れられなくなります。
バーチャルオフィスでは郵送物を受け取り、保管や転送のサービスを行っているところが多いので、そのストレスは軽減されます。

 

 

3.バーチャルオフィス利用の注意点

バーチャルオフィスを利用される場合、必ずしもメリットだけがあるわけではありません。ここからはバーチャルオフィスのデメリットや注意点をお伝えします。
プラスマイナスどちらの側面も把握した上で、ご自身の事業に最適な事業環境をお選びください。
 

①利用にあたり審査が厳しいスペースがある

手続きと支払いが完了すれば比較的簡単に借りられるレンタルオフィスと違い、住所利用だけのバーチャルオフィスは意外と審査が厳しい場合があります。

理由として、摘発された振込め詐欺や出会い系業者の多くがバーチャルオフィスを拠点としていた背景がある為です。
そういった摘発が発生してしまうと、同じバーチャルオフィスを利用されている方に信用上悪影響が出てしまいますので、利用審査が厳しいスペースがあります。

バーチャルオフィス事業者は犯罪収益移転防止法を遵守し、警察庁や総務省の監督のもとルール整備を行い、利用者様に住所を提供しています。

コモンルームもご利用頂く皆様に、安心して住所をお使いいただくために一定の審査をさせて頂いております。何卒ご了承ください。

②業種によっては事業の許認可を取得できない

事業によっては登録が必要な免許や許認可がある場合がありますが、会社住所がバーチャルオフィスの場合、許認可がおりない業種があります

派遣業や古物商などで多いのですが、バーチャルオフィス契約後に許認可がおりず、再度拠点を探すのは大変ですので、事前に確認をとりましょう。

許認可を管轄している所轄官庁や事務所に、事業拠点がバーチャルオフィスであることを相談し、認可の可否や利用方法について確認しましょう。
事業内容によっては、免許や許認可の届け出は自宅の住所が望ましい場合もあります。

③口座開設や融資のハードルが上がる場合がある

バーチャルオフィスを利用して法人銀行口座を開設する場合、開設や融資のハードルが上がる可能性があります


そもそも口座開設、融資には金融機関の厳格な審査がありますが、犯罪収益移転防止法にもとづいて提出が必要な本人確認資料、事業内容や実態を証明できる契約書や資料などを準備することができれば、どなたでも銀行口座開設や融資の申込みを行うことができます。

ただし、悪徳業者のバーチャルオフィス利用が相次いだ背景から、一部金融機関ではバーチャルオフィス利用者の審査ハードルを上げている可能性があります。

とはいえ金融機関は事業柄、まっとうな貸出先には融資をしたいのが本音ですので、きっちり準備をして頂ければ口座開設、融資は問題無く受けられます。

④社会保険や雇用保険についてのデマ

利用時というよりはバーチャルオフィス利用前の注意点ですが、ネット上でよく出回っているデマ情報があります。

それは、「バーチャルオフィスだと社会保険や雇用保険の申請が出来ない」というものです。どこかでご覧になられた方もいらっしゃるかもしれません。
これはまったくのデタラメで、バーチャルオフィスでも社会保険や雇用保険の申請はもちろん、加入も可能です。

社会保険は雇用保険用、雇用保険は労働者災害補償保険用となり、従業員が1名以上いる場合は加入義務があります。
国は保険料徴収に積極的なはずで、これがバーチャルオフィスでは加入義務がなくなるというのは、あり得ない話です。

ただし、保険申請にあたって資金台帳など必要書類の保管義務があり、その保管場所をしっかり確保できているのかを確認されるようです。申請時には求められている情報を丁寧に申請ください。

 

 

4.バーチャルオフィスの選び方

 

では、数あるバーチャルオフィスの中から利用施設を選定するポイントを4点ご説明します。

①まずは利用したい住所地を探す

当たり前ですが、事業に適した住所地を利用出来るのがバーチャルオフィス利用の目的であり、メリットであります。
ご自身の業種や環境を十分考慮したうえで、適切な施設を探してください。

②サービス内容の確認

一等地であるほどバーチャルオフィスの選択肢は多いですが、提供しているサービス内容にはかなり幅があります。

「住所利用・登記」「電話転送・FAX転送」「郵便物受取・転送」「受付・来客対応」「秘書代行・電話代行」「書類保管」「会議室利用」など。

ご自身に必要なサービスが提供されているのか、各バーチャルオフィスのホームページをよく確認してください。
過不足はないでしょうか?中には登記が出来ないバーチャルオフィスもありますので、十分にご確認ください。

③総コストの検証

上記①②で利用したいバーチャルオフィスとオプションサービスを選定されたら、金額を算出してください。

バーチャルオフィスはオプションの利用度合によって、ランニングコストが数千円~10万円以上と大きく差が出ます。

住所を借りるだけであれば安価で済みますが、秘書代行や電話代行、受付サービスを利用した場合は高額になります。解約金が必要なところもあります。

初期費用も含め、その金額とサービス内容はご自身の利用目的に合致していますでしょうか?
金額によってはバーチャルオフィス以外の選択肢もあり得ます。各社のホームページを見比べていると感覚が麻痺してきますので、改めて確認するようにしてください。

④サービスの信頼性の確認

最後はバーチャルオフィス及び、その提供会社の信頼性を確認しましょう。

一定の審査や基準を設けているバーチャルオフィスか?明らかにバーチャルオフィスと分かってしまう施設ではないか?
過去に悪徳業者の摘発は無かったか?提供元は実績のある会社か?提供元のメイン事業はいかがわしいものではないか?

バーチャルオフィスは実作業を行うスペースではないので、対外的な信用が非常に重要です。
ご自身の事業の信頼にも関わりますので、これらも十分に確認して、安心して事業を営めるバーチャルオフィスを見つけて下さい。

 

 

5.利用者層

では、実際にバーチャルオフィスを利用している利用者層についてもお伝えします。
当社のバーチャルオフィスを利用頂いている方の実例も含め、以下のような方が利用しています。

・これから起業される方、フリーランスの人
・今後も自分一人で行うビジネスで、規模をあまり拡大するつもりがない人
・来客対応や電話対応、郵便物受取りを外注したい人
・自宅で業務を行うが、ホームページや名刺などに自宅の住所を公開したくない人
・とにかく初期費用を圧縮したい人
・レンタルオフィスやシェアオフィスを利用しているが、サービスが過剰でコストを抑えたい人
・バーチャルオフィスで登記をし、自宅の家賃の一部を経費計上したい人(要税理士相談)
・ネット環境とパソコンさえあればどこでも業務が出来る事業の法人
・他のエリアに本店があり、遠方に進出やテストマーケティングをされる法人

あらゆる事業者の方々に、それぞれの利用目的に沿って利用いただいています。

 

6.コモンルームのバーチャルオフィスプラン

最後に、当社コモンルームのバーチャルオフィスプラン及びオプションサービスをご案内いたします。

①住所利用
大阪梅田エリアの「大阪市北区」の住所をご利用頂けます。ホームページやお名刺、各種販促ツールにお使いください。

②法人登記
ご利用頂ける住所で法人登記をして頂けます。

③郵便物受取り
利用者様宛の郵便物が届いた際は受付にてお預かりいたします。営業中にお立寄り頂き、その際にお渡しさせて頂きます。

④郵便物転送(オプション)
郵便物を直接お引き取り頂くことが難しい場合は、別途費用にてご指定の住所に転送させて頂きます。

⑤電話転送(オプション)
ご希望の方には06で始まる大阪市の電話番号を付与、ご指定先に電話転送させて頂きます。

⑥コワーキングスペース及び貸会議室の利用(別途有料)
もしかすると取引先が来社されることや、バーチャルオフィス利用地で数時間だけ作業をする必要が発生することもあるかと思われます。コモンルームには貸会議室やコワーキングスペースが併設されていますので、商談や執務が可能です。安心してご利用下さい。

⑦専用の郵便ポスト
営業時間に左右されることなく郵便物の確認がしたい、そんな人はぜひ専用の郵便ポストを検討ください。
営業時間外も受け取れるので土日や年末年始などに作業が多い方におすすめです。

コモンルーム梅田のバーチャルオフィスプラン詳細
コモンルーム中津のバーチャルオフィスプラン詳細

 

 

7.まとめ

いかがでしたでしょうか?
バーチャルオフィス運営者の目線で、バーチャルオフィスにおける現状を包み隠さずご紹介しました。

バーチャルオフィス利用にあたってはメリットもデメリットもありますが、最小限のリスクで事業を始めることが出来るのは非常に魅力的です。
バーチャルオフィスは全ての方向けのサービスではありませんが、起業でも副業でも何かやってみたい、という方は足掛かりとしてバーチャルオフィスの利用をお勧めします。

こちらのブログでバーチャルオフィスを理解していただき、ご自身のビジネスにご活用いただければ幸いです。

 

コモンルームは大阪市北区にある、コワーキングスペース・レンタルオフィス・シェアオフィス・貸会議室です。
ドロップインでのご利用、定額プラン、バーチャルオフィスプランなど複数のプランをご用意しております。
お仕事や作業、商談や面接場所を梅田駅、大阪駅、中津駅周辺でお探しの際は、お気軽にお越しください。

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