更新日：2024/6/22
今回は、大阪の中津・梅田、京都の四条烏丸にて、コワーキングスペース・バーチャルオフィスを運営し、サービスに実績のあるコモンルームのスタッフが、バーチャルオフィスの基本情報やメリット・デメリットについてご紹介いたします！
ネット環境の整備や政府の給付金制度の拡充により、職場以外の場所で働く「テレワーク」や、自身のスキルを活かして「自宅起業」をする人が増えてきました。
そうした状況下で急速に需要が高まっているのが「バーチャルオフィス」です。
一括りに「バーチャルオフィス」と言っても、運営元によって受けられるサービスは様々。
どれを選べばいいのかわからない…… という方も多いのではないでしょうか？
バーチャルオフィスを検討している方や、自宅を作業スペースとして起業を考えている方はぜひ、選択肢の一つとしてチェックしてみてください。
－目次－
１．バーチャルオフィスとは？
２．バーチャルオフィス利用のメリット
①圧倒的にコストを抑えられる
②自宅の住所を公開しなくていい
③信用力のある一等地の住所利用できる
④来客時の印象アップが可能
⑤郵送物を代わりに受け取ってもらうことができる
３．バーチャルオフィス利用の注意点
①審査が厳しい
②業種によっては事業の許認可を取得できない
③口座開設や融資のハードルが上がる場合がある
④社会保険や雇用保険についてのデマ
４．バーチャルオフィスの選び方
①まずは利用したい住所地を探す
②サービス内容の確認
③総コストの検証
④サービスの信頼性の確認
５．利用者層
６．コモンルームのバーチャルオフィスプラン
７．まとめ
１．バーチャルオフィスとは？
バーチャルオフィスとは、実際に事務所スペースをレンタルするものではなく、事業を営むにあたって必要な住所や電話番号などの情報をレンタル出来るサービスです。
事務所スペース自体のレンタルではないため月額にかかる費用も少なく、起業や副業、新法人設立でオフィスを構える際の初期費用を抑えながら、信用力のある住所で法人登記が可能です。
業務自体は他の場所で行うものの、住所の利用や法人登記が必要な場合にリーズナブルに活用できるサービスです。
２．バーチャルオフィス利用のメリット
まずは、実際にバーチャルオフィスを利用した場合のメリットをご紹介します。
① 圧倒的にコストを抑えられる
作業場は不要で住所が使えれば十分な場合、バーチャルオフィスを利用すれば、通常のオフィスに比べても低コストで住所等を利用することができます。
例えば、大阪駅・梅田駅徒歩5分以内の貸事務所を借りる場合、月々の賃料は安くても50,000円～60,000円程、初期費用として数ヶ月分の保証金・礼金等が必要です。
それに加えて電話を引きたい場合は、お部屋の電気契約と電話契約が必要になり、さらに数千円～10,000円程必要になります。
ところが、バーチャルオフィスは高くても月々2万円ほど(住所利用の有無などサービスは異なる)と、段違いにコストを抑えることができます。
コモンルームのバーチャルオフィスプランを例にすると、住所利用・登記利用・郵便物預かりサービスが月額5,500円で利用可能、必要であれば電話転送などのオプションを付けることができます。
レンタルオフィスやシェアオフィス、コワーキングスペースと比較してもかなり費用を抑えることが可能です。
② 自宅の住所を公開しなくていい
自宅住所を利用する場合は、低コストで登記が可能ですが、いくつか不安な点もあります。
事業所として自宅住所を公開するため、プライバシーが心配です。
ストーカー被害等も男女問わず、ありえない話ではありません。
また、ほとんどの賃貸住宅は、事務所利用や法人登記を認めていない場合があります。
表札やポストに会社名が出せないのは致命的ですね。
自宅住所を掲載するとなれば、訪問営業が来る確立もアップしますし、お住まいとしての安らぎを損なう可能性があります。
バーチャルオフィスを利用して会社住所を他の場所に移せば、ご自宅でも安心して事業を営むことが可能です。
③ 信用力のある一等地の住所を利用できる
バーチャルオフィスを利用する場合、コストを抑えながら一等地の住所を利用でき、取引先や金融機関の印象が良くなるケースが多いです。
業界によって印象が良い住所（最寄り駅や町という意味で）は異なるかとは思いますが、【会社の住所】は取引先の信用度を大きく左右する情報です。
特にBtoBのビジネスをされる方にとって、住所の信用度は重要ではないでしょうか。
HP上の表記、名刺交換、相手方の決済時、あらゆる場面で住所が活きてきます。
最近はグーグルマップで住所地の建物が確認できますし、その場合に自宅が映るのか、ビルが映るのか、印象は段違いです。
④ 来客時の印象アップが可能
取引先の方が来社されることになった場合、商談等を行えるスペースがあれば便利ですよね。
バーチャルオフィスでも会議室やコワーキングスペースを利用できる場合があります！
もちろん、サービス内容は施設により異なりますので、少なからず来客がある場合は、会議室やスペース利用が可能なサービスが含まれているかも確認したいところ！
混雑するカフェなどで商談をするより、会議室を利用すればお客様の印象がアップして、商談が上手くいくかもしれません！
⑤ 郵送物を代わりに受け取ってもらうことができる
一人で仕事をしている場合、商談や打合せ等で外出する時間も長くなりがち……
そのため、郵送物や荷物の受取りがスムーズに出来なかった……という経験も多いのではないでしょうか？
手紙やハガキであればポストに入りますが、対人受け渡しのレターパックや、宅配便の場合は、受取りに手間がかかってしまいます。
バーチャルオフィスを提供している施設では郵送物の受取りと預りサービスを行っている施設も多いため、不在になりがちな場合も安心！
また、郵便物や荷物を自宅や指定の住所へ転送してもらえるサービスの活用も可能です。
３．バーチャルオフィス利用の注意点
ここからは、バーチャルオフィスを利用する場合のデメリットや注意点もお伝えしていきます！
プラス、マイナスどちらの側面も把握した上で、ご自身の事業に最適な事業環境をお選びください。
① 審査が厳しい
手続きと支払いが完了すれば比較的簡単に借りられるレンタルオフィスと違い、住所利用だけのバーチャルオフィスは審査が厳しい場合もあります。
理由として、摘発された振込め詐欺や出会い系業者の多くがバーチャルオフィスを拠点としていた背景がある為です。
そういった摘発が発生してしまうと、同じバーチャルオフィスを利用されている方に信用上悪影響が出てしまいますので、利用審査が厳しい施設があります。
バーチャルオフィス事業者は犯罪収益移転防止法を遵守し、警察庁や総務省の監督のもとルール整備を行い、利用者様に住所を提供しています。
コモンルームもご利用頂く皆様に、安心して住所をお使いいただくために一定の審査をさせて頂いております。何卒ご了承ください。
② 業種によっては事業の許認可を取得できない
事業によっては登録が必要な免許や許認可がある場合がありますが、会社住所がバーチャルオフィスの場合、許認可がおりない業種があります。
派遣業や古物商などで多いのですが、バーチャルオフィス契約後に許認可がおりず、再度拠点を探すのは大変ですので、事前に確認をとりましょう。
許認可を管轄している所轄官庁や事務所に、事業拠点がバーチャルオフィスであることを相談し、認可の可否や利用方法について確認しましょう。
事業内容によっては、免許や許認可の届け出は自宅の住所が望ましい場合もあります。
③ 口座開設や融資のハードルが上がる場合がある
バーチャルオフィスを利用して法人銀行口座を開設する場合、開設や融資のハードルが上がる可能性があります。
そもそも口座開設、融資には金融機関の厳格な審査がありますが、犯罪収益移転防止法にもとづいて提出が必要な本人確認資料、事業内容や実態を証明できる契約書や資料などを準備することができれば、どなたでも銀行口座開設や融資の申込みを行うことができます。
ただし、悪徳業者のバーチャルオフィス利用が相次いだ背景から、一部金融機関ではバーチャルオフィス利用者の審査ハードルを上げている可能性があります。
とはいえ金融機関は事業柄、まっとうな貸出先には融資をしたいのが本音ですので、きっちり準備をして頂ければ口座開設、融資は問題無く受けられます。
④ 社会保険や雇用保険についてのデマ
利用時というよりはバーチャルオフィス利用前の注意点ですが、ネット上でよく出回っているデマ情報があります。
それは、「バーチャルオフィスだと社会保険や雇用保険の申請が出来ない」というものです。どこかでご覧になられた方もいらっしゃるかもしれません。
これはまったくのデタラメで、バーチャルオフィスでも社会保険や雇用保険の申請はもちろん、加入も可能です。
社会保険は雇用保険用、雇用保険は労働者災害補償保険用となり、従業員が1名以上いる場合は加入義務があります。
国は保険料徴収に積極的なはずで、これがバーチャルオフィスでは加入義務がなくなるというのは、あり得ない話です。
ただし、保険申請にあたって資金台帳など必要書類の保管義務があり、その保管場所をしっかり確保できているのかを確認されるようです。
申請時には求められている情報を丁寧に申請ください。
４．バーチャルオフィスの選び方
では、数あるバーチャルオフィスの中から利用施設を選定するポイントを４点ご説明します。
① まずは利用したい住所地を探す
当たり前ですが、事業に適した住所地を利用出来るのがバーチャルオフィス利用の目的であり、メリットであります。
ご自身の業種や環境を十分考慮したうえで、適切な施設を探してください。
② サービス内容の確認
一等地であるほどバーチャルオフィスの選択肢は多いですが、提供しているサービス内容にはかなり幅があります。
・住所利用・登記利用
・電話転送・FAX転送
・郵便物受取・転送
・受付・来客対応
・秘書代行・電話代行
・書類保管
・会議室利用
ご自身に必要なサービスが提供されているのか、各バーチャルオフィスのホームページをよく確認してください。
過不足はないでしょうか？中には登記が出来ないバーチャルオフィスもありますので、十分にご確認ください。
③ 総コストの検証
上記①②で利用したいバーチャルオフィスとオプションサービスを選定されたら、金額を算出してください。
バーチャルオフィスはオプションの利用度合によって、ランニングコストが数千円～10万円以上と大きく差が出ます。
住所を借りるだけであれば安価で済みますが、秘書代行や電話代行、受付サービスを利用した場合は高額になります。解約金が必要なところもあります。
初期費用も含め、その金額とサービス内容はご自身の利用目的に合致していますでしょうか？
金額によってはバーチャルオフィス以外の選択肢もあり得ます。各社のホームページを見比べていると感覚が麻痺してきますので、改めて確認するようにしてください。
④ サービスの信頼性の確認
最後はバーチャルオフィス及び、その提供会社の信頼性を確認しましょう。
一定の審査や基準を設けているバーチャルオフィスか？明らかにバーチャルオフィスと分かってしまう施設ではないか？
過去に悪徳業者の摘発は無かったか？提供元は実績のある会社か？提供元のメイン事業はいかがわしいものではないか？
バーチャルオフィスは実作業を行うスペースではないので、対外的な信用が非常に重要です。
ご自身の事業の信頼にも関わりますので、これらも十分に確認して、安心して事業を営めるバーチャルオフィスを見つけて下さい。
５．利用者層
実際のバーチャルオフィス利用者層とは？！
コモンルームのバーチャルオフィスプランにご登録いただいている実例も含めると、以下のような方々が利用されてます。
・これから起業される予定のフリーランスの方
・ECサイトを開設される方
・ブロガーやインフルエンサー、クリエイターの方
・規模をあまり拡大するつもりがない方
・来客対応や電話対応、郵便物受取りを外注したい方
・自宅で業務を行うが、ホームページや名刺などに自宅の住所を公開したくない方
・とにかく初期費用を抑えたい方
・バーチャルオフィスで登記をし、自宅の家賃の一部を経費計上したい方（要税理士相談）
・ネット環境とパソコンさえあればどこでも業務が出来るノマドワーカー
・他のエリアに本店があり、遠方に進出やテストマーケティングをされる法人
あらゆる事業者の方々に、それぞれの利用目的に沿ってご利用をいただいております。
６．コモンルームのバーチャルオフィスプラン
最後に、当社コモンルームのバーチャルオフィスプラン及びオプションサービスをご案内いたします。
① 住所利用
大阪梅田エリアの「大阪市北区」、京都四条烏丸エリアの「京都市下京区」の住所をご利用頂けます。ホームページや名刺、パンフレットなどの各種販促ツールにご利用ください。
② 法人登記
ご利用頂ける住所で法人登記が可能です。
③ 郵便物受取り
利用者様宛の郵便物が届いた際は、受付にてお預かりし、写真付メールで到着をお知らせいたします。
スタッフ滞在時間内でのお渡しが可能です。
④ 郵便物転送（オプション）
郵便物を直接お引き取り頂くことが難しい場合は、別途費用にてご指定の住所に転送いたします。
⑤ 電話転送（オプション）
ご希望の方には06で始まる大阪市の電話番号（四条烏丸をご利用の場合は、075で始まる京都市の電話番号）を貸与、ご指定先に電話転送が可能です。
⑥ コワーキングスペース及び貸会議室の利用（別途有料）
コモンルームには貸会議室やコワーキングスペースが併設されています。
取引先が来社されることや、数時間だけ作業する必要がある場合、商談や執務が可能です。
安心してご利用下さい。
⑦ 専用の郵便ポスト（別途有料） ※中津、四条烏丸のみ
会社名を表示するためのポストが必要！営業時間に左右されることなく郵便物の確認がしたい！そんな方はぜひオプションの専用郵便ポストをご検討ください。
営業時間外も受け取れるので土日や年末年始などに作業が多い方におすすめです。
⑧ 安心の営業保証制度つき
コモンルーム全店舗では、利用者の方に安心してサービスをご利用いただけるよう、営業保証制度を設けています。
大切なビジネスを行う場所を運営するという立場から、このような制度を設けました。
コモンルーム全店舗のバーチャルオフィスプランの詳細については、下記ページよりご確認いただけます。
▶ コモンルーム梅田のバーチャルオフィスプラン
▶ コモンルーム中津のバーチャルオフィスプラン
▶ コモンルーム四条烏丸のバーチャルオフィスプラン
７．まとめ
バーチャルオフィス運営者の目線で、バーチャルオフィスにおける現状を包み隠さずご紹介しました。
バーチャルオフィスにはメリットもデメリットもありますが、最小限のリスクで事業を始めることが出来る点は非常に魅力的です。
起業や副業を考えているという方には、足掛かりとしてバーチャルオフィスの利用をお勧めします。
バーチャルオフィスをご理解いただいた上で、ご自身のビジネスに活用いただければ幸いです。
その他のオフィス形態についてもブログ記事でご紹介しております。
ぜひご参照ください！
コモンルームは≪大阪市北区／京都市下京区≫にある、コワーキングスペース・レンタルオフィス・シェアオフィス・貸会議室です。
ドロップインでのご利用、定額プラン、バーチャルオフィスプランなど複数のプランをご用意しております。
お仕事や作業、商談や面接場所を≪梅田駅、大阪駅、中津駅周辺≫ ≪四条駅、烏丸駅、五条駅周辺≫でお探しの際は、お気軽にお越しください。
コモンルーム梅田
〒530-0012 大阪市北区芝田2-8-11 共栄ビル3Ｆ（受付）
TEL：06-6940-7143 / FAX：06-6940-7144
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コモンルーム中津
〒531-0072 大阪市北区豊崎3-15-5 TKビル2F （受付）
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コモンルーム四条烏丸
〒600-8427 京都府京都市下京区玉津島町294 2F （受付）
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