働き方の多様化により、オフィスの解約や縮小移転を実施検討する企業が増えています。
現在 オフィスの解約や縮小移転 を考えている方に向けて、オフィス解約やオフィスの縮小移転をすることのメリット＆デメリットをご紹介します。
解約や縮小移転後に新たなオフィスを用意する場合、 どのようなものがよいのかについてもお伝えします。
企業の働き方に関わる、オフィスの在り方を考える参考にされてください。
【目次】
1.オフィスの解約とは
2. オフィスの縮小移転とは
3.オフィス解約・移転縮小後におすすめの新たな仕事場は？
4.レンタルオフィスとは
5.コモンルームのレンタルオフィス
1．オフィスの解約とは
オフィスの解約とは、物理的に現在使用しているオフィスそのものを解約することです。
1-1.オフィス解約のメリット・デメリットについて紹介
企業の中にはこれまで利用してきたオフィスを解約し、オフィスに縛られない働き方を実施しているところも増えています。 ではオフィスを解約するメリットやデメリットとはどのようなものなのでしょうか？
それぞれを順にご紹介します。
●オフィス解約のメリット
メリット➀ オフィスの維持にかかるさまざまなコストを削減
賃貸オフィスを借りて使用するには、家賃や内装費、インフラ費、光熱費などのランニングコストが必要です。
こうした毎月のコストが削減できれば、経営状態の改善にもつながります。
メリット② 社員の働き方の多様化による生産性アップが見込める
オフィスを廃止しテレワークに切り替えることで、通勤の精神的・肉体的ストレスを減らせるのです。
これまで通勤に充てていた時間を別の業務に活用したり、余暇・自己研鑽などに使えるようになったりすれば、モチベーションや生産性の向上も期待できるでしょう。
メリット③ 戦力拡大に繋がる
オフィスがあるということは雇える従業員の幅に制限がかかってきます。
例えばオフィスが大阪にしかない場合、関西圏の人しか雇用することが出来ません。しかし、オフィスを無くすとリモートワークができるようになり、どこに住んでいる人でも雇えることになるので選択の幅が広がります。これまで視野に入れていなかった優秀な人材の獲得にもつながります。
●オフィス解約のデメリット
デメリット① 物理的なオフィスがなくなることによって業務に影響が出るおそれがある
例えば会社住所や電話番号といったものから、来客の対応スペース、郵便物の受け取りなどは、
解約が完了した時点で利用できなくなります。加えて、登記簿の住所も変更する必要があります。
こうした従来まで使用できていた「当たり前」がオフィス解約により使用出来なくなり、業務の負担が増すケースがあります。
デメリット② 社員が集まる場所がなくなることによる、コミュニケーションが不足しやすくなる
オフィススペースは仕事を行う場所であるとともに、従業員同士のコミュニケーションを生む場所でもあります。オフィスを解約することで直接顔を合わすことがなくなり、
オフィスでの打ち合わせやちょっとした雑談がなくなることで、業務の効率や生産性が下がるおそれがあります。
デメリット③ 事業そのものができなくなる恐れがある
不動産業や人材派遣業、旅行業などでは、許認可の際に「物理的なオフィススペースがある」という条件をクリアしないと営業できません。
せっかく条件をクリアしても、これらの事業はオフィスを解約すると、許認可が取り消しになってしまうこともあります。
許認可が必要な企業は、まず管轄の窓口へ問い合わせ、オフィスを解約しても事業が継続できるのか確認してから解約するかしないかを検討する必要があります。
オフィスの縮小移転とは
オフィスの縮小移転とは、現在のオフィスよりも小さいオフィスへ移転することをいいます。
昨今では、必ずしも社員の人数分のスペースを確保する必要がなくなり狭いオフィスでも業務を行えるようになったことで、縮小移転を検討する企業が増えています。
オフィスの縮小移転の主な目的としては「コスト削減」が挙げられます。働き方の多様化によって以前よりも広いスペースが必要なくなりました。
会社の規模によって縮小移転への考えは異なっており、中小規模の会社では必要最低限のスペースでオフィス機能を維持していこうという動きが出てきています。
大企業では都心の本社を縮小し、複数のエリアへオフィス機能を分散させるという考え方も注目されているのです。このような動きがあることから、今後もオフィスの縮小移転を検討する企業が増える可能性が高いといえます。
縮小・移転をすることで、次のようなメリット・デメリットが生じます。
●オフィス縮小・移転のメリット
メリット➀ ランニングコストを削減できる
オフィス解約とも共通していますが、これまでかかっていた家賃を減らせるというのは経営上大きなメリットです。
また、オフィスの規模が縮小されることで、毎月の固定費としてかかっていたコスト抑えることができます。
縮小移転により、業績の善し悪しに関係なく毎月一定の負担となるコストの大幅な経費削減が実現可能です。経費を削減することで、経営の安定化にも繋がります。
メリット② 来客対応や郵便物の受け取りなどはこれまでと変わらず行える
オフィスを解約するわけではないので、これまでと変わらずお客様の対応が出来る点は縮小移転の大きなメリットです。
もちろん縮小移転する際にはお客様への連絡は忘れずしましょう。
メリット③ 働き方の選択に繋がる
オフィスを縮小することに広がります。より自分の希望に沿った働き方が可能となれば、満足度が高まり、モチベーションアップにつながるのです。
フリーアドレスやテレワークを導入すれば、通常業務を維持しながら最小限のスペースでオフィスを運用することが可能です。働き方改革の実現とも通じるため、社員の生産性向上やモチベーションの維持も見込めるでしょう。
●オフィス縮小・移転のデメリット
デメリット① 新しいオフィスへの移転作業のほか、テレワーク環境が必要
オフィスをこれまでの大きさから変更する場合、社員の内数割は社内ではなく、社外で働くことになることもあります。
テレワークや在宅で仕事をする場合、本格導入のための費用や手間がかかります。また、テレワーク化に伴う就業規則・評価制度の見直しも求められます。
デメリット② コミュニケーションをとる機会が減る
オフィスの規模や所在地が変わることにより、出入りする社員数が変わるとします。そうした場合、社員数が減れば社員同士が顔を合わせてコミュニケーションをとる機会が減ります。
円滑なコミュニケーションの取り方を新たに考える必要が生まれ、業務に響く場合もあります。
オフィス解約・移転縮小後におすすめの新たな仕事場は？
今後もオフィスの解約・縮小・移転を決定する企業は増加することが予想されます。
前述のデメリットを補うためには、必要最低限の機能が備わった場所に移転する方法が持っても金銭的・人的コストをかけずに行える最善策であるといえるでしょう。
「オフィスを解約するが、オフィスとしての機能を果たす場所が欲しい」
「分散勤務ができる場所として、小規模オフィスを利用したい」
こうした思いのある企業にはレンタルオフィスがおすすめです。
レンタルオフィスを利用することで、通常業務のほかに来客への対応なども行えるようになります。
また、社員の気分転換や交流の場として利用できるよう整備すれば、在宅勤務のストレス緩和・コミュニケーションロスの改善にも効果があります。
レンタルオフィスとは
レンタルオフィスは賃貸オフィスの一種で、デスクやチェア、通信環境などが予め備えられた個室のオフィスです。
共用の会議室やラウンジ、複合機等を備えられており、利用頻度の低い施設を共有することでコストを下げられます。
施設によっては受付や秘書代行、電話代行などのサービスも利用でき、用途や会社規模に合わせて様々な利用が可能です。
法人登記も可能なので、個人事業主が法人設立をする際、法人の本店または支店展開、サテライトオフィスとして等、利用実績が多くあります。
レンタルオフィスには以下のような特徴＆メリットがあります！
・すぐに事業を開始できる
・初期費用が抑えられる
・共用施設やオプションサービスがある
・事業規模に合わせてオフィスサイズを変更できる
・登記が可能（許認可がとれる）
レンタルオフィスのメリットについては下記記事内で詳しく紹介しています。
運営者だから話せる、レンタルオフィスの≪メリット・デメリット≫決定版！
レンタルオフィスでは一般的な賃貸に比べ、初期費用を抑えて利用できるというメリットがあります。
テレワーク・在宅勤務でオフィスに出社する人数を抑えることが出来るのであれば、賃貸物件で再度オフィスを借りるのではなく、初期費用をお安く抑えることのできるレンタルオフィスを借りるとコストを抑えることができます。
コモンルームのレンタルオフィス
コモンルームでは１～１4名程度迄ご利用頂けるレンタルオフィスを準備しております。
アクセス抜群のコモンルームのレンタルオフィスは以下の特徴があります。
・２４時間利用可能
・オフィス家具、インターネット完備
・大阪市北区の住所の利用、登記可能
・それぞれの最寄り駅（梅田駅・中津駅）徒歩すぐの好立地
・共用施設として会議室、コワーキングスペース、カフェサービス、複合機、シュレッダー等
・ご利用シーンに合わせてお部屋の移動が可能
・その他オプションサービスあり
コワーキングスペース併設のレンタルオフィスですので、共用部が非常に充実しております。
ご来客の際の応対や、従業員様の満足度にも貢献できるかと思います、是非ご検討下さい。
プラン詳細はこちらをご参照ください。
コモンルーム梅田レンタルオフィス
コモンルーム中津レンタルオフィス
コモンルーム四条烏丸レンタルオフィス
記事を読んでいただいた方の中でレンタルオフィスについて気になった方は下記記事もご一読ください！
レンタルオフィスの選び方を不動産会社めせんでにまとめています。
★不動産会社が教えるレンタルオフィスの選び方【前編・具体的なチェックポイント】
本日もお読み頂きありがとうございました。
コモンルームは≪大阪市北区／京都市下京区≫にある、コワーキングスペース・レンタルオフィス・シェアオフィス・貸会議室です。
ドロップインでのご利用、定額プラン、バーチャルオフィスプランなど複数のプランをご用意しております。
お仕事や作業、商談や面接場所を≪梅田駅、大阪駅、中津駅周辺≫ ≪四条駅、烏丸駅、五条駅周辺≫でお探しの際は、お気軽にお越しください。
コモンルーム梅田
〒530-0012 大阪市北区芝田2-8-11 共栄ビル3Ｆ（受付）
TEL：06-6940-7143 / FAX：06-6940-7144
Email：umeda@common-room.jp
コモンルーム中津
〒531-0072 大阪市北区豊崎3-15-5 TKビル2F （受付）
TEL：06-6147-9991 / FAX：06-6147-9989
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コモンルーム四条烏丸
〒600-8427 京都市下京区⽟津島町294(京都市下京区松原通烏丸西入ル玉津島町294) 2F(受付)
TEL：075-353-5551 / FAX：075-353-5552
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