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レンタルオフィスの選び方【前編・具体的なチェックポイント】

2020.05.18 梅田 中津

2020.7.27更新

レンタルオフィスを選ぶ際の選び方、注意点やチェックポイントをご紹介します。
事業拠点やサテライトオフィスとしてレンタルオフィスをお探しの方は、是非参考にしてください。

 

近年、レンタルオフィスの人気・需要が高まっています。
イニシャルコストが低く、借りたその日から事業が開始できるので、起業時に利用される方が多いです。
また、事業規模に合わせてフレキシブルに拠点移動ができるので、レンタルオフィス利用を続ける企業も増えました。
多様な働き方が生まれ、市況の変化が早い時代ですので、益々レンタルオフィスの需要は高まると考えられます。

 

レンタルオフィス利用のメリットについてはこちらでまとめています。

 

さて、人気のレンタルオフィスですが、最近では数も増え選択肢が豊富になってきました。
レンタルオフィスをお探しの方には嬉しい反面、「選び方が分からない」という声も上がっております。

本記事ではレンタルオフィスの選び方を具体的にご紹介します。
レンタルオフィスをチェックするべき順番に紹介していますので、是非参考にしてください。

 

◆目次
1.レンタルオフィスの選び方
 1-1.事前確認編
 1-2.店舗比較編
 1-3.見学編
2.迷ったときは
3.まとめ
4.コモンルームのレンタルオフィス

 

1.レンタルオフィスの選び方

1-1.事前確認編

まずはレンタルオフィスを選ぶのにあたって、非常に重要なチェックポイントをご紹介します。
これらのポイントは妥協するべきではありません。必ず納得できるレンタルオフィスを探しましょう。

 

レンタルオフィスの選び方① 立地

レンタルオフィス選びの最重要ポイントは立地です。
レンタルオフィスにはお洒落なオフィスや、サービスが充実したオフィス、とにかく安いオフィス、
色々ありますが、そのレンタルオフィスは営まれる事業に適している立地でしょうか?

来客が多い業種であればアクセスのしやすさ、周辺の駐車場の有無も気にする必要があります。
業種によっては自社ブランディングに相応しい住所があります。得意先からの信用度も変わります。
周辺に銀行や郵便局があれば業務効率も上がります。コンビニや飲食店が多ければ従業員も助かります。

まずは、気になるレンタルオフィスが自社に適した立地であるか、丁寧に検証してください。

 

レンタルオフィスの選び方② 運営会社の信頼性

上記の通りレンタルオフィスは年々増えており、新規参入する事業者も目立ちます。
レンタルオフィスを利用する場合は、運営会社の倒産や事業撤退の可能性を、リスクとして考慮しておくべきです。

突然事業拠点が使えなくなるダメージは深刻です。
登記やホームページ、販促物や名刺に使っている住所を移すには相当な手間と費用が必要です。
また、急なオフィス移転は取引先の不信感や失注に繋がることもあります。

運営会社が信頼できるか、情報が適切に開示されているか、対応が適切か、など確認をしてください。

 

レンタルオフィスの選び方③ 完全個室であるか

レンタルオフィスの定義は厳格に決められていません。基本的には個室として使えるオフィスを指すのですが、
仕様は施設によって異なり、天井まで壁で区切られた完全個室、パーテーション等で区切られた半個室があります。

費用の問題はありますが、可能であれば完全個室を選ばれることをお勧めします。
半個室はパーテーション上部に壁が無いので、隣の部屋と空間が繋がっています。
当然打合せや電話の会話は筒抜けですし、エアコンも共同利用ですので、部屋の位置によって室温が異なります。

機密性や快適性が大きく損なわれる半個室ではなく、しっかりと区切られた完全個室を選んでください。

 

1-2. 店舗比較編

上記①~③がクリアできれば、ここからより具体的なチェックポイントをご紹介します。
現地見学に行く前に諸条件を絞り込むことで、効率よくレンタルオフィスを探せます。

 

レンタルオフィスの選び方④ 費用

まずは費用面が重要と言えます。費用についてはランニングコストとイニシャルコストを確認してください。

【ランニングコスト-維持費用-】
毎月の賃料及び共益費が事業計画に見合っているか確認してください。
レンタルオフィスは初期費用が低い点が非常に魅力的ですが、毎月の固定費と事業資金の試算が優先です。
また、共益費に光熱費やインターネット等の通信費が含まれるかも確認しましょう。

【イニシャルコスト-初期費用-】
レンタルオフィスの初期費用は低い施設がほとんどですが、細かく確認してください。
保証金(または敷金)や入会金(または礼金)は目立つので分かりやすいですが、レンタルオフィスによっては
その他に事務手数料や、火災保険料、不動産会社が入り仲介手数料、などが発生する場合があります。
また、保証金は退去時に全額返金される場合と、償却 (返金されない) の場合があります、こちらも確認してください。

 

レンタルオフィスの選び方⑤ 契約条件

次に契約条件を確認しましょう。

【契約期間と更新の有無】
レンタルオフィスの契約期間を確認してください。月単位でしょうか?年単位でしょうか?
目下の予定として長期間利用を想定する場合は、契約期間が長いところか、短くても更新可能な施設を選びましょう。

【更新料・再契約料の有無】
レンタルオフィスの契約期間満了後、更新や再契約を行い継続利用できる施設の場合は、
その時に更新料や再契約料が必要になるのか確認しましょう。

【保証人の有無】
一般的な貸事務所と同様、契約にあたり保証人が必要になるケースもあります。
レンタルオフィスは預入れる保証金が少ないので、貸す側のリスクヘッジとして保証人を求められることがあります。
その場合、保証人としてどういった間柄の人が適しているかは施設により異なります。予めご確認ください。

 

レンタルオフィスの選び方⑥ 使用条件

レンタルオフィスは施設の環境や構造により、使用に制限がかかるケースがあります。次の2点はご確認ください。

【利用可能時間】
24時間365日利用可能なレンタルオフィスもあれば、利用時間や曜日が制限されているレンタルオフィスもあります。
運営会社の形態や、ビルの開館時間の関係で決まっており、基本的に緩和の交渉が出来ないと思ってください。
事前に必ず確認しましょう。

【営業時間】
レンタルオフィスによっては施設による有人サービスが受けられるところもあります。
ただし、施設スタッフも営業時間外は不在ですので、その間サービスを受けることは出来ません。
有人サービスにメリットを感じて利用される場合は、その営業時間(受付時間)も確認が必要です。

 

レンタルオフィスの選び方⑦ サービス内容

レンタルオフィスはただ部屋を貸し出すだけではなく、付帯のサービスがある施設が増えてきました。
併設の会議室や休憩スペースを使えるサービス、電話代行や秘書代行、飲食物の提供等、多様なサービスがあります。

自社に必要なサービスがあればもちろんプラス材料にしていいのですが、注意したいのはその費用についてです。
別途費用を払うオプションサービスの場合は問題ありませんが、これらのサービス料が賃料に含まれている場合です。
サービスが全て含まれている場合、不要なサービス分の費用も余分に支払うことになります。

必要なサービスを必要なだけ利用できるオフィスが、理想的といえるでしょう。
付帯サービスの内容と費用が明確かどうか、確認する必要があります。

 

1-3.見学編

ホームページや施設への問合わせにより得た情報が、自社の条件に合うなら最後は現地見学です。
現地に行くことで得られる情報はたくさんありますので、丁寧にチェックしましょう。

 

レンタルオフィスの選び方⑧ 雰囲気

ここからはレンタルオフィスを見学する時に確認して欲しいポイントです。
まずはレンタルオフィス現地でその雰囲気を確認してください。
自社のイメージや業種の雰囲気とマッチしているでしょうか?

室内や設備の細かい部分のチェックも大切ですが、その前にレンタルオフィスの雰囲気を見ましょう。
人間は感覚的な面もありますので、オフィスの雰囲気は取引先の信用度や、従業員の士気に影響します。
誠実な印象を与えられるか?毎日出社したくなる場所か?不愉快な騒音等はないか?
現地見学をしないと分からないポイントです、意識的に確認してください。

 

レンタルオフィスの選び方⑨ セキュリティ

レンタルオフィスの場合、ロビーや休憩スペースは皆が利用できる共用スペースであることが多いです。
そのため、入退室システムや防犯カメラといった、セキュリティの設備を確認する必要があります。
受付スタッフが滞在するレンタルオフィスや、警備や巡回サービスがあるビルだとより安心ですね。

また契約面では、レンタルオフィス入居時に入居審査が行われているかどうかも重要です。
問題のある入居者を入れない工夫、後にシャットアウトできる工夫がされているレンタルオフィスは安心です。

 

レンタルオフィスの選び方⑩ 室内設備

もちろん実際に業務をされる、レンタルオフィス室内の設備も大切なチェックポイントです。
快適に、効率よく、仕事を進めるにあたって細かくチェックしてみて下さい。

デスクは作業に十分な広さか? チェアの座り心地は良いか? キャビネット等の貸与備品はあるか? 
室内の明るさは適切か?  換気は十分か?(構造上窓の無い部屋もあります。)
この辺りは最低限チェックしてください。

また、エアコンが個別制御できるかどうかも必ずチェックしてください。
レンタルオフィスは構造の問題で、各部屋のエアコンを入居者が自由に操作できるケースと、
レンタルオフィス(もしくはビル)が設定を一括管理しているケースとがあります。
後者の場合は好きに温度設定できないばかりか、エアコンが使用できない時間帯もあります。
空調は室内の快適性に大きく影響しますので、確認が必要です。

 

レンタルオフィスの選び方⑪ 室外設備

せっかくの現地見学ですから、お部屋以外の設備も確認しましょう。

ロビーや貸会議室はもちろんですが、トイレの綺麗さや喫煙スペースの有無なども確認したいものです。
自社への訪問者や従業員の目に入るところは、会社への印象を左右します。

また、避難経路も必ずチェックしてください。
レンタルオフィスは一般的な貸事務所をコンバージョンして運営している施設も多くあります。
その為、従来のビルの避難経路との連結がいびつになっているケースがあります。
人命にも関わりますので、万が一の際にスムーズに非難が可能か確認をお願いします。

 

2.迷ったときは

上記のポイントを参考にしていただければ、スムーズにレンタルオフィスを選んでもらえると思います。
ただ、それでも複数の候補が挙がる場合は、どのレンタルオフィスにするか迷うこともあるかと思います。
その場合に、また別の角度からの判断方法を以下の記事にまとめています。こちらも是非ご確認ください。

 

3.まとめ

いかがでしょうか、以上がレンタルオフィスを選ぶポイントとなります。
上記を参考に、複数のレンタルオフィスを訪問して、ご自身の目で確認されることをお勧めします。

もちろん全ての条件をクリアしながら予算内で探す、というのは難しいかもしれません。
お探しの方それぞれに優先するポイントは異なるかと思いますので、希望に近いレンタルオフィスを探して下さい。

皆様の理想のレンタルオフィスが見つかることを願っております!

 

4.コモンルームのレンタルオフィス

コモンルームでは1~10名程度迄ご利用頂けるレンタルオフィスを準備しております。
アクセス抜群のコモンルームのレンタルオフィスは以下の特徴があります。
・24時間利用可能
・オフィス家具、インターネット完備
・大阪市北区の住所の利用、登記可能
・それぞれの最寄り駅(梅田駅・中津駅)徒歩すぐの好立地
・共用施設として会議室、コワーキングスペース、カフェサービス、複合機、シュレッダー等
・ご利用シーンに合わせてお部屋の移動が可能
・その他オプションサービスあり

コワーキングスペース併設のレンタルオフィスですので、共用部が非常に充実しております。
ご来客の際の応対や、従業員様の満足度にも貢献できるかと思います、是非ご検討下さい。

プラン詳細はこちらをご参照ください。
コモンルーム梅田レンタルオフィス
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コモンルームは大阪市北区にある、コワーキングスペース・レンタルオフィス・シェアオフィス・貸会議室です。
ドロップインでのご利用、定額プラン、バーチャルオフィスプランなど複数のプランをご用意しております。
お仕事や作業、商談や面接場所を梅田駅、大阪駅、中津駅周辺でお探しの際は、お気軽にお越しください。

コモンルーム梅田
〒530-0012 大阪市北区芝田2-8-11 共栄ビル3F(受付)
TEL:06-6940-7143 / FAX:06-6940-7144
Email:umeda@common-room.jp

コモンルーム中津
〒531-0072  大阪市北区豊崎3-15-5 TKビル2F (受付)
TEL:06-6147-9991 / FAX:06-6147-9989
Email:nakatsu@common-room.jp