首都圏や都市部で日を追うごとに増加している新型コロナウイルスの感染者数。
コロナ対策が長期化し、経済を維持することも感染者数を増やさないことも両方が重要とされており各地で様々な工夫がなされています。
今回はそんな今だからこそ注目されている『分散型ワーク』についてご紹介いたします。
危機的状況下で、リモートワークは急速に広まりましたが
「リモートワークだけではコミュニケーションが不足して仕事が進まない」
「感染防止の取り組みもしつつ、オフィス機能も取り入れたい」
…などといった悩みを抱える企業の代表、経営者の方も多いかと思います。
本コラムでは、弊社が大阪市北区で運営している複合オフィス×貸会議室「コモンルーム」を実際に活用されているお客様の生の声をもとに、分散型ワークの活用事例をまとめましたので、 是非参考にしてみてください。
【目次】
１、分散型ワーク(分散ワーク)とは？
２、分散型ワーク事例①
「 貸会議室を活用した都市圏型分散型ワーク 」
３、分散型ワーク事例②
「会社内の部門毎にオフィスを分散させたレンタルオフィス活用事例 」
４、分散型ワーク事例➂
「社員の仕事内容や役割毎に分散させるコワーキングスペース活用事例 」
５、分散型ワークにおすすめのコモンルームのプラン
１、分散型ワーク(分散ワーク)とは？
分散型ワーク(分散ワーク)とは、オフィス集中型の企業や組織などにおいて、同時間帯・同場所に全従業員を集中させず、働く場(オフィス機能)を分散させる組織全体の働き方を指します。
分散型ワークの例としては、オフィスを細分化するサテライトオフィスの活用などが挙げられます。
似たような意味合いで「リモートワーク」の方が今や馴染みが深い言葉となっておりますが、リモートワークは在宅勤務など個人の働き方を指します。
日本でも緊急事態宣言発令に伴い、各企業が在宅勤務などのリモートワーク(テレワーク)を実践し、従来の働き方から急激に変化しました。
しかし、リモートワークの実践で、社員間・企業間におけるコミュニケーションの不足や業務効率の低下など課題も多く見つけられ、各企業が今もなお、業種業態によって適切な組織の働き方・オフィスの役割を模索し続けています。
そうした中で、最近では国内の上場企業や中小企業でも「本社集中の機能も分散型の機能もどちらも必要になるのではないか？」という風潮が広まってきました。
事実、首都圏や都市部の企業ではオフィスワークとリモートワークのメリットを活かした分散型ワーク(分散ワーク)が取り入れられつつあります。
２、分散型ワーク事例①
「貸会議室を活用した都市圏型分散型ワーク」
コモンルーム中津の貸会議室優待サービスを契約中のA社・総務担当者さんは、
「本社オフィス内の出社人数は極力減らしたかったが、(個人毎の)在宅勤務だけでは業務の進捗速度が従来と比べてかなり低下していた」と話していました。
それは、同者のチーム責任者も同意見だったようで、
「単純な作業やフローの決まった業務はリモートワークで良いが、チームで取り組んでいる新しい企画や電話対応は実際に顔を合わせない在宅ワークではとても効率が悪い」と頭を抱えていたようです。
そこで、A社では、緊急事態宣言が解除されてから、社内のチーム毎にリモートワークを実施。
部署やチーム毎に大阪の本社周辺の貸会議室に分散させることで、業務効率を維持したまま、オフィス内の出社人数を減らし社員全員の接触機会を軽減することに成功されています。
企画部門や営業部門はチーム毎に、貸会議室を1日利用ないし半日利用し、半日利用した日の残りの半日は、個人毎に在宅勤務など個人での作業やアイデア出しの時間を設けているそうです。
また、コールセンターの部署も電話転送サービスを活用し、貸会議室と本社で分散して対応されています。
貸会議室は、レンタルオフィスと比べて時間あたりの単価は高い傾向にありますが、必要な時に必要なだけコストをかけれる点で利便性があります。
たとえ、リモートワークが普及したからと言って、本社オフィスを手放すという決断はそうそう出来るものではありません。
企業にとって利益の確保は大前提のため、「いかに業務効率を低下させずに、感染リスクを減らすか」という点でこの貸会議室の活用事例は非常に有効だと感じました。
後日調べたところ、東京でもこの貸会議室を活用した取り組みは広がりつつあるようです。
今後、関西でもこの流れは急速に広まっていくのかもしれません。
３、分散型ワーク事例②
「会社内の部門毎にオフィスを分散させたレンタルオフィス活用事例」
コモンルーム中津のレンタルオフィス(個室)プランを契約中のB社の利用者さんは、
「本社を細分化して小さな拠点を複数箇所構えることになり、小規模なレンタルオフィスを契約することになった」と話していました。
B社では、リモートワークの実践により「本社自体に全員が集まる必要は無い」という方向に行きついたようで、本社オフィスのフロア数を減らし、部門毎に３つのオフィスに分けることになったとのことでした。
社内アンケートで確認してみても、部門長同士の会議は確かに本社で必要不可欠だったようですが、大半の社員は日常業務レベルでは同じ部門内でのコミュニケーションが出来れば十分だったようです。
確かに、本社の住所を簡単に手放すことはできませんが、社員の利用のない大きなフロアを維持するのは、コスト面で痛手となります。
B社さんのように、サテライトオフィス増設と本社オフィス縮小による分散は、緊急事態宣言前から働き方改革として増加していましたが
リモートワークが定着した今、ますますこの流れは加速しているようです。
※サテライトオフィスの詳細に関しては、こちらのブログもチェックしてみてください。
従業員の満足度向上！サテライトオフィスが選ばれている理由
４、分散型ワーク事例➂
「社員を仕事内容や役割毎に分散させるコワーキングスペース活用事例」
コモンルーム梅田のコワーキングスペース法人プランを契約中のC社の人事担当者さんは、「社員がいつでも使える作業場所としてコワーキングスペースを契約しました」と話していました。
続けて、「緊急事態宣言下において、在宅勤務は実践してきましたが
社員から[自宅のネット環境を整えて欲しい][自宅では集中できない]といった不満の声も挙がってきておりました。
また、古い感覚なのかもしれませんが、会社としてもやはり誘惑も多い自宅で勤務させるという状況を手放しで推進は出来ないという面もありました」と話されていました。
事例①のA社さんと同様に、C社さんでもやはり在宅勤務期間の業務進捗速度・成果の質共に低下している状況だったようです。
これには、もちろんリモートワークという働き方への不慣れさも原因の一つとして考えられますが、C社さんでは実際にコワーキングスペースの活用後、仕事の質は向上しているようです。
コモンルーム中津でも、同様の理由によるコワーキングスペースの各プランの契約数は増えており、利用者さんからは「会議室が併設されているので、オンライン会議も個室で出来る」「来客対応が出来るためカフェよりも使いやすい」などといったお声を頂戴しています。
各企業の人事担当者さんからは、今年は「社員の人事評価も難しい」という声も聞きますが、環境や条件を整えることでリモートワークや分散型ワークでも成果を上げる社員の比較はしやすくなるのではないでしょうか。
５、分散型ワークにおすすめのコモンルームのプラン
最後に私たちコモンルームのプランもご紹介させていただきます！
コモンルームは、コワーキングスペース・シェアオフィス・レンタルオフィス・貸会議室を運営している複合オフィスですが、事例にも上げたようにサテライトオフィスとして活用されている利用者様もたくさんいらっしゃいます。
ここではそんな皆様に人気のプランをご紹介させていただきます！
①コモンルームの貸会議室
事例１でもご紹介した分散型ワーク活用事例の貸会議室のご紹介です。
大阪市北区の駅近複合オフィスであるコモンルームでは下記の料金でお使い頂けます。
◇コモンルーム梅田 貸会議室
貸会議室：定員6～8名 1時間あたり1,500～2,000円
※コワーキングスペース会員様には割引特典等があります。
◇コモンルーム中津 貸会議室
貸会議室：定員4～10名 1時間あたり1,000～2,500円
※コワーキングスペース会員様には割引特典等があります。
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②コモンルームのレンタルオフィス・シェアオフィス
事例２でご紹介した分散型ワーク活用事例のレンタルオフィスのご紹介です。
コモンルームでは１～１０名様程度までご利用頂ける個室レンタルオフィスを準備しております。
アクセス抜群の個室レンタルオフィスは以下の特徴があります。
・２４時間利用可能
・オフィス家具、インターネット完備
・大阪市北区の住所の利用、登記可能
・それぞれの最寄り駅（梅田駅・中津駅）徒歩すぐの好立地
・共用施設として会議室、コワーキングスペース、カフェサービス、複合機、シュレッダー等を利用可能
・ご利用シーンや事業規模に合わせてお部屋の移動が可能
・その他オプションサービスあり
◆コモンルーム中津のレンタルオフィス
◆コモンルーム梅田のレンタルオフィス
※店舗によりサービス内容や、取り扱いプランが異なりますので詳細は各店舗へご相談ください。
➂コモンルームのコワーキングスペース
事例３でご紹介した分散型ワーク活用事例のコワーキングスペースのご紹介です。
フリー席のコワーキングスペースをお使い頂けるプランは低予算でご希望の利用時間枠に合わせて、お選びいただけます。
◆コモンルーム中津のコワーキングスペース
◆コモンルーム梅田のコワーキングスペース
※店舗によりサービス内容や、取り扱いプランが異なりますので詳細は各店舗へご相談ください。
もちろん業種や利用用途によってご要望は異なるかと思いますので、詳しくは各店舗でご相談ください。
⇒お問い合せフォームはこちら！
最後まで閲覧いただきありがとうございました！
コモンルームは≪大阪市北区／京都市下京区≫にある、コワーキングスペース・レンタルオフィス・シェアオフィス・貸会議室です。
ドロップインでのご利用、定額プラン、バーチャルオフィスプランなど複数のプランをご用意しております。
お仕事や作業、商談や面接場所を≪梅田駅、大阪駅、中津駅周辺≫ ≪四条駅、烏丸駅、五条駅周辺≫でお探しの際は、お気軽にお越しください。
コモンルーム梅田
〒530-0012 大阪市北区芝田2-8-11 共栄ビル3Ｆ（受付）
TEL：06-6940-7143 / FAX：06-6940-7144
Email：umeda@common-room.jp
コモンルーム中津
〒531-0072 大阪市北区豊崎3-15-5 TKビル2F （受付）
TEL：06-6147-9991 / FAX：06-6147-9989
Email：nakatsu@common-room.jp
コモンルーム四条烏丸
〒600-8427 京都市下京区⽟津島町294(京都市下京区烏丸通松原西入北側) 2F(受付)
Email：shijokarasuma@common-room.jp