働き方改革を実現するオフィス改革の具体例10選！成功する企業の取り組みとは？

働き方改革の推進が求められる現代において、オフィス環境の見直しは企業にとって重要な課題となっています。従業員の生産性向上やワークライフバランスの実現、そして企業の競争力強化のために、多くの企業がオフィス改革に取り組んでいます。

本記事では、働き方改革を実現するためのオフィス改革の具体例を詳しく紹介します。企業が抱える課題に対して、どのような施策が効果的なのか、実践的な方法を解説していきます。

目次

1. オフィス改革が求められる背景と働き方改革との関係性
　1-1. 現代のオフィスが抱える課題
　1-2. 働き方改革がオフィス環境に与える影響

2. 企業が直面するオフィスに関する4つの主要課題
　2-1. 多様な働き方に対応しきれていない現状
　2-2. 業務内容とオフィス機能のミスマッチ
　2-3. 組織変化への柔軟な対応力の不足
　2-4. 従業員間のコミュニケーション不足

3. 働き方改革を実現するオフィスの具体例【課題別10の施策】
　3-1. 多様な働き方への対応と生産性向上の具体例
　3-2. コミュニケーション活性化のための具体例
　3-3. コスト最適化を実現する具体例

4. 働き方改革のオフィス改革で具体例から学ぶ成功のポイント

1. オフィス改革が求められる背景と働き方改革との関係性

近年、企業におけるオフィスのあり方が大きく変化しています。従来の固定席で全員が毎日出社するスタイルから、より柔軟で多様な働き方を支援する環境へとシフトしているのです。この変化の背景には、働き方改革の推進やテクノロジーの進化、そして従業員の価値観の変化があります。

1-1. 現代のオフィスが抱える課題

現代のオフィスには、さまざまな課題が存在しています。リモートワークの普及により、オフィスに出社する必要性が見直される一方で、対面でのコミュニケーションの重要性も再認識されています。また、デジタル化の進展により紙の書類を保管するスペースは不要になりつつありますが、集中作業やオンライン会議のための個室スペースが不足しているケースも多く見られます。

さらに、固定費としてのオフィスコストが経営を圧迫している企業も少なくありません。従業員の出社率が低下する中で、広いオフィススペースを維持することの妥当性が問われているのです。こうした課題に対応するため、企業はオフィス環境の抜本的な見直しを迫られています。

1-2. 働き方改革がオフィス環境に与える影響

働き方改革は、単に労働時間を短縮するだけではなく、従業員がより効率的に、そして創造的に働ける環境を整備することを目指しています。この取り組みは、オフィス環境に大きな影響を与えています。

フレックスタイム制度やテレワークの導入により、全員が同じ時間にオフィスにいる必要がなくなりました。その結果、座席数を減らしてフリーアドレス制を導入する企業が増えています。また、業務の性質に応じて最適な場所を選んで働くABW（Activity Based Working）の考え方も広がっており、オフィスには多様な働き方をサポートする設備が求められるようになっています。

2. 企業が直面するオフィスに関する4つの主要課題

オフィス改革に取り組む前に、自社が抱える課題を明確にすることが重要です。多くの企業に共通する主要な課題を理解することで、効果的な改革の方向性が見えてきます。

2-1. 多様な働き方に対応しきれていない現状

現代の従業員は、育児や介護との両立、副業、ワーケーションなど、さまざまな働き方を求めています。しかし、従来型のオフィス環境では、こうした多様なニーズに対応しきれていません。

全員が9時から18時まで決まった席で働くことを前提としたオフィスでは、柔軟な働き方を実現することが困難です。また、リモートワークとオフィスワークのハイブリッド勤務を導入している企業でも、オフィスに出社した際の作業環境が十分に整備されていないケースが多く見られます。

2-2. 業務内容とオフィス機能のミスマッチ

企業の業務内容は時代とともに変化していますが、オフィス環境がそれに追いついていないケースが多々あります。デジタル化が進んでいるにもかかわらず、紙の書類を保管するためのキャビネットが大量に配置されていたり、オンライン会議が日常的になっているのに防音性の高い個室が不足していたりします。

こうしたミスマッチは、従業員の業務効率を低下させるだけでなく、スペースの無駄遣いにもつながっています。業務の実態に合わせてオフィス機能を最適化することが求められています。

2-3. 組織変化への柔軟な対応力の不足

ビジネス環境の変化が激しい現代において、組織体制は頻繁に変更されます。新規プロジェクトの立ち上げ、部署の統廃合、チームメンバーの増減などが日常的に発生します。

しかし、固定席で区画が明確に分かれた従来型のオフィスでは、こうした変化に迅速に対応することが困難です。レイアウト変更には時間とコストがかかり、組織の機動力を損なう要因となっています。柔軟性の高いオフィス環境の構築が課題となっています。

2-4. 従業員間のコミュニケーション不足

リモートワークの普及により、従業員同士が顔を合わせる機会が減少しています。オンラインでのコミュニケーションツールは便利ですが、雑談や偶発的な会話から生まれるアイデアや信頼関係の構築は難しくなっています。

また、オフィスに出社していても、業務に集中するあまり他のメンバーとのコミュニケーションが希薄になっているケースも見られます。組織の一体感を保ち、イノベーションを生み出すためには、コミュニケーションを促進するオフィス環境の整備が必要です。

3. 働き方改革を実現するオフィスの具体例【課題別10の施策】

ここでは、企業が抱える課題に対して効果的なオフィス改革の具体例を紹介します。それぞれの施策がどのような課題を解決し、どのようなメリットをもたらすのかを詳しく解説していきます。

3-1. 多様な働き方への対応と生産性向上の具体例

多様な働き方を支援し、従業員の生産性を向上させるための具体的な施策を紹介します。

オフィスレイアウトの最適化

業務内容に応じて最適な作業環境を提供するため、オフィスレイアウトを見直すことが効果的です。集中作業エリア、コラボレーションエリア、リラックスエリアなど、目的別にゾーニングすることで、従業員は業務内容に応じて最適な場所を選択できます。

具体的には、静かな環境で集中したい時は個室ブースやパーティションで区切られた席を使用し、チームでのディスカッションが必要な時はミーティングスペースを活用するといった使い分けが可能になります。このようなレイアウトは、ABWの考え方に基づいており、従業員の自律性を高めながら生産性を向上させることができます。

デジタル化とペーパーレスの推進

紙の書類を電子化し、クラウドストレージで管理することで、物理的な保管スペースを大幅に削減できます。これにより、オフィス面積の縮小やコスト削減が可能になるだけでなく、情報へのアクセス性も向上します。

電子承認システムや電子契約の導入により、業務プロセスも効率化されます。リモートワーク時でもスムーズに業務を進められるため、場所にとらわれない働き方の実現に貢献します。

個室型ワークスペースの設置

オンライン会議や集中作業のために、防音性の高い個室型ワークスペースを設置することは非常に効果的です。特にオープンオフィスを採用している企業では、周囲の音が気になって集中できないという課題が生じやすいため、個室ブースの需要が高まっています。

最近では、電話ボックス型の簡易個室や、可動式のパーティションで区切られた半個室など、さまざまなタイプの製品が登場しています。これらを適切に配置することで、オープンな環境と個室環境のバランスを取ることができます。

シェアオフィスやレンタルオフィスの活用

本社オフィス以外の作業拠点として、シェアオフィスやレンタルオフィスを活用する企業が増えています。これは、従業員が自宅と会社の中間地点や、顧客先の近くで作業できる環境を提供するためです。

シェアオフィスは、必要な設備が整っており、初期投資を抑えながら柔軟に拠点を増やすことができます。また、会議室や個室ブースなども利用できるため、リモートワーク中のオンライン会議にも対応できます。従業員の通勤時間削減や、ワークライフバランスの改善に大きく貢献します。

なお、シェアオフィスやレンタルオフィスについて詳しく知りたい方は、以下のコラムをご覧ください。

>>ビジネスを加速させる！住所利用と法人登記をシェアオフィスやレンタルオフィスで活用するべき理由

3-2. コミュニケーション活性化のための具体例

従業員間のコミュニケーションを促進し、組織の一体感を高めるための具体的な施策を紹介します。

フリーアドレスの導入

固定席を廃止し、毎日自由に席を選べるフリーアドレス制度は、部署を超えた交流を促進します。異なる部署のメンバーが隣り合わせで作業することで、自然な会話が生まれ、新しいアイデアやコラボレーションのきっかけとなります。

また、座席数を従業員数より少なく設定することで、オフィススペースの効率化とコスト削減も実現できます。ただし、フリーアドレスを成功させるには、個人の荷物を保管できるロッカーの設置や、予約システムの導入など、適切な運用ルールの整備が必要です。

コミュニケーションスペースの充実

カフェスペースやラウンジエリアなど、リラックスした雰囲気でコミュニケーションが取れる場所を設けることが効果的です。こうしたスペースでは、業務とは直接関係のない雑談や、気軽な相談が生まれやすくなります。

コーヒーマシンや軽食を用意することで、自然と人が集まる場所を作ることができます。また、立ち話ができるハイテーブルや、くつろげるソファなど、さまざまなタイプの家具を配置することで、多様なコミュニケーションスタイルに対応できます。

3-3. コスト最適化を実現する具体例

オフィスにかかるコストを削減し、経営資源をより重要な分野に投資するための具体的な施策を紹介します。

オフィスの適正規模化

リモートワークの定着により、常時オフィスにいる従業員数が減少している企業では、オフィス面積を見直すことでコスト削減が可能です。出社率を分析し、必要最小限の座席数を確保することで、賃料や光熱費などの固定費を大幅に削減できます。

移転を伴う場合は、交通利便性の高い立地を選ぶことで、従業員の満足度を維持しながらコスト削減を実現できます。また、縮小した分の予算を、共用設備の充実や従業員の福利厚生に振り向けることも可能です。

レンタルオフィスの戦略的活用

事業拡大時の一時的な拠点や、新規エリアへの進出時のテストマーケティング拠点として、レンタルオフィスを活用する方法があります。長期的な賃貸契約と比べて、短期間で柔軟に契約できるため、事業の変化に応じて拠点を調整することができます。

また、スタートアップ企業や新規プロジェクトチームの初期段階では、大きなオフィスを構えるよりも、必要な設備が整ったレンタルオフィスを利用する方が効率的です。会議室や受付サービスなども利用できるため、少人数でもプロフェッショナルな印象を保つことができます。

サテライトオフィスの設置

従業員の居住エリアに近い場所に、小規模なサテライトオフィスを設置することで、通勤時間の削減とワークライフバランスの改善が実現できます。本社オフィスほどの規模は必要ないため、シェアオフィスやレンタルオフィスを活用することで、初期投資を抑えながら複数拠点を展開できます。

大阪や京都などの主要都市では、駅近で設備が充実したシェアオフィスが多数展開されており、企業のニーズに応じて柔軟に利用することが可能です。複数のサテライトオフィスを持つことで、営業エリアの拡大や災害時のBCP対策にもつながります。

なお、サテライトオフィスについては、以下のコラムで詳しく解説しているので、あわせてチェックしてみてください。

>>サテライトオフィスのメリット7選！導入前の注意点を解説

働き方に応じた柔軟なオフィス契約

固定のオフィススペースをすべて自社で保有するのではなく、コワーキングスペースの法人プランや、時間貸しの会議室サービスなどを組み合わせることで、利用実態に応じたコスト管理が可能になります。

繁忙期には追加のスペースを確保し、閑散期には最小限の契約に抑えるといった柔軟な運用ができます。また、出張先や顧客訪問時にも、全国各地のシェアオフィスネットワークを活用できるサービスもあり、移動時間の削減と業務効率化に貢献します。

4. 働き方改革のオフィス改革で具体例から学ぶ成功のポイント

オフィス改革を成功させるためには、従業員の意見を聞きながら段階的に進めることが大切です。いきなり大規模な変更を行うのではなく、小規模な試験導入を経て効果を検証し、改善を重ねていくアプローチが効果的です。また、単にオフィス環境を変えるだけでなく、働き方のルールや制度の見直しも同時に行うことで、より大きな効果が期待できます。

シェアオフィスやレンタルオフィスの活用は、初期投資を抑えながら柔軟にオフィス環境を整備できる有効な手段です。特に、大阪や京都などの都市部では、駅近で利便性の高いシェアオフィスが充実しており、企業のニーズに応じてさまざまな選択肢があります。

大阪の中津・梅田エリアや京都での拠点拡大をお考えの企業様、シェアオフィスやレンタルオフィスの導入でお悩みの際は、ぜひコモンルームにご相談ください。働き方改革を実現するための最適なオフィス環境づくりを、私たちがサポートいたします。 まずはお気軽にお問い合わせください。

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