プラン紹介 コラム

人事・総務の方必見!オフィスのスリム化に役立つコワーキングスペース活用法

2020.09.10 梅田 中津


コロナウイルスの拡大から現在のウィズコロナの生活へ。
世界的な問題に対応するため、各国は様々な対策を打ち出し、私たちの生活様式も日々変化を続けています。

その中でも、ことさら大きな対応を求められたのは『働き方』ではないでしょうか。

【テレワーク】【リモートワーク】【在宅勤務】【分散ワーク】

今年の初めは、まったく馴染みのなかったこれらのキーワードですが
9月10日の現在では、ニュースやCM、日常会話の中で耳にしない日はないほど注目度の高いものとなっています。
そして、『働き方』の変化はイコール『会社そのもの』の変化でもあります。

今回は、そんな会社の変化に社内の誰よりも深く関わっている総務部・人事部の方へ向けて。
アフターコロナ後の働き方の変化と、オフィスの新しい在り方としてコワーキングスペースを活用頂くメリットについてお伝えします。


【目次】

1.アフターコロナの働き方-人事部・総務部から見た今後のテレワーク-
2.アフターコロナの働き方-働き手から見た今後のテレワーク

3.コストを引き下げるための選択肢-オフィスとしてのコワーキングスペース-
4.テレワーク先としてのコモンルーム
5.おわりに


1.アフターコロナの働き方-人事部・総務部から見た今後のテレワーク-



緊急事態宣言が解除され、リモートワークを継続的に導入する企業の数は急激に減少しました。

しかし、働き方や会社の根幹である資金管理を任されている人事部や総務部の方にとって
【テレワーク(リモートワーク)の在り方】というのは、今後長期的なテーマになるのではないでしょうか。


「会社としてリモートワークが定着してきた今、大きなオフィス(場所)を確保する必要はあるのか」

「長期的な成長に向けてコストを削減できるところを見直すタイミングが来ているのではないか」

「これからもパンデミックや自然災害は避けられない。もしもの時に備えておきたい」


今様々な企業の中でこうした議題が議論され、解決策として【テレワークの長期的導入】を決める企業も増加しています。


事実、テレワーク(リモートワーク)にはコロナウイルスの感染対策としてだけではなく

①企業経営に必要な費用削減

②作業効率アップ(ストレスの軽減)

③ライフステージの変化に伴う人材流出を防ぐ

④今後も起こり得る緊急時(自然災害など)の事業継続が可能

⑤社員のワークライフバランスの向上

⑥通勤負荷やコストの軽減


上記のように【コストの削減】【リスク回避】の面で、たくさんのメリットがあります。

今回は目の前に迫った脅威に対応するべく、早急に導入されたテレワーク。
準備期間がなかったことで「ウイルス対策」や「働く時間の管理」「進捗状況の共有方法」といった問題点も散見されました。

しかし、今後それぞれの企業が自社に合ったシステム(例:サイボウズ、セールスフォース)を導入したり
社員のテレワーク環境を一定水準に改善していくことで、従来と変わらない生産性を保つことも可能だと言われています。

極端な例にはなりますが、今年の1月末に多くの企業に先立ちテレワークを導入したGMOインターネットグループでは
熊谷正寿社長が「業績の影響はほとんどない」「今後オフィスが必要なのか真剣に考えている」発言し話題になりました。

もちろんGMOがインフラ環境に強い企業であることは大前提にはありますが
今後の働き方のひとつの在り方を示している出来事だと感じました。


これらのことを踏まえると、人事部や総務部の皆さまを中心にシステムをしっかり整えてテレワークに対応することは
長期的な会社の成長に大きく寄与することになるのではないでしょうか💡



2.アフターコロナの働き方-働き手から見た今後のテレワーク


総務省の調査によると、2019年に19.1%であったテレワークの導入率は、今年の夏44.8%にまで急増しています。
その中でも、社員規模が大きな企業の導入率は7割を超えており、たくさんの人がテレワークを経験しています。

それでは、働き手である私たちサラリーマンはテレワークをどのように捉えているのでしょうか?
『働き方』と『コミュニケーション』の面を、実際に実施されたアンケート結果から見ていきたいと思います。

①働き方の面から見たテレワーク

KOKUYOがテレワークを導入した企業を対象に【コロナ後の働き方】について興味深いアンケートを実施しています。

質問項目のひとつ「テレワークはうまく運用できていると思いますか」という質問に対し56.3%もの人が「はい」と回答。
出来ていないと回答した35.4%を大きく引き離す結果となっています。

この結果から、まだまだ課題は多いものの実際にテレワークで実務をこなす現場では
かなり前向きなものとして働き方の変化が受け入れられている状況が見て取れます。

そして出来ていると答えた人も、出来ていないと答えた人も大きなポイントは以下の4点。


・準備、体制が整っているか

・ルールをしっかり決めて臨めたか否か

・ICT、ネットワーク環境が整っていたか

・根本的な運用がどうだったか


つまり「出来ていない」と答えた人も、さきほどの4点を改善する取り組み次第で
テレワークに上手に順応することができると言えるのではないでしょうか。

②コミュニケーション面から見たテレワーク

それでは次に、会社側からは課題だとも言われている『コミュニケーション』面はどのように捉えられているのでしょう。

こちらのテーマについては、エン・ジャパンが一万人を対象に実施した
テレワークにおける社員コミュニケーション実態調査」から見ていきたいと思います。

アンケート内の「職場でコミュニケーションは取れていると思いますか?」という質問に対し
71%もの人が「取れている(どちらかと言えば取れているも含む)」と回答しています。

働きやすさチームワーク仕事の効率に深く関わると認識されているコミュニケーションが
テレワーク中であったとしてもこれだけ高い割合で問題なく取れているということには驚きです。

昨今なにかと話題の『リモート飲み』も、こうしたコミュニケーションの増幅に一役買っているのかもしれませんね(*^^*)

そしてこの結果を年齢層別で見てみると、年齢が若くなるにつれ割合が高くなる結果に。
テレワークに不可欠なネットを通してのやり取りへの慣れが、そのまま結果に結び付いているようです。

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もちろん、今回ご紹介したアンケート結果だけで日本全体のテレワーク市場を判断することはできません。

しかし、多くの企業が今回はじめてテレワークを実施したということを踏まえると
日本人は想像以上のスピードで新しい働き方に適応しているようです。

そして別の調査結果からは、コロナ収束後もオフィス勤務ではなくリモートワークの継続を望む人が多いことが判明しています。

もしかすると、テレワーク導入が【当たり前】になり、「今日はテレワークで明日はオフィス出勤♬」
なんて日常も、想像よりずっと早く訪れるのかもしれませんね。


≪参照サイト≫
KOKUYO.「コロナ感染拡大防止とこれからの働き方に関するアンケート」. https://www.kokuyo-marketing.co.jp/column/covid-19/post-40/ (参照2020-9-10)
エン・ジャパン.テレワークにおける社員コミュニケーション実態調査 」. https://corp.en-japan.com/newsrelease/2020/23400.html (参照2020-9-10)



3.コストを引き下げるための選択肢-オフィスとしてのコワーキングスペース-


前項でご紹介したKOKUYOのアンケートには「オフィスやオフィス運用ルールの見直しを検討してますか」 という質問項目があります。

この質問に対し「検討している」と答えた企業の割合は、なんと73.3%
今回テレワークを導入した多くの企業で、今後オフィスの在り方を見直すという結果に。

具体的な検討内容としては『ICT投資』が36.7%と最多。
ついで『社員の安全・衛生(同線、出社率など)』が35.8%、『働き方シフト制度(在宅・フレックス)』
写真の安全・衛生(ハード面)』がそれぞれ30.3%、『オフィスの分散・縮小』が14.7%と続きます。

この結果から、今後予想される新たな変化は前項でも触れた以下のようなポイントです。

「会社としてリモートワークが定着してきた今、大きなオフィス(場所)を確保する必要はあるのか」

「長期的な成長に向けてコストを削減できるところを見直すタイミングが来ているのではないか」


【テレワーク】はこれからより本格的に、そして普遍的なものとして導入されると予想されています。
この流れの中で、オフィスという場所の持つ役割は【自宅】や【カフェ】【サテライトオフィス】などに分散されていくと考えられています。

今後は、いかに会社経営にかかるコストを引き下げつつ成長効率を上げるかという点が
人事や総務担当の方にとっての大きな焦点になるのではないでしょうか。

こうしたコストの引き下げという観点から【テレワーク】と相性の良い作業スペースとして
今じわじわと注目度を上げているのが今回ご紹介する【コワーキングスペース】です!


事実、一般社団法人日本テレワーク協会のHPでも『コワーキング・シェアオフィス・レンタルオフィス施設等の紹介
がなされています。

それでは具体的に、どういった点で相性が良いと言われているのか、ご説明いたします。

①企業のコストダウン思考とマッチする

コロナ危機が去ったあと、企業はコストの最適化により重きを置くようになると言われています。
こうした側面は、コワーキングスペースの一番の特徴であるとにかくリーズナブルでフレキシブルに利用できるという特徴とうまく合致すると考えられます。

通常のオフィスが年間契約であることが多いのに対し、コワーキングスペースは通常月単位での契約が主。
長期契約のリスクを回避できるのはもちろん、デスクや椅子、ネット環境、光熱費にかかる費用も掛からないことから、大幅なコストカットに繋がります。

②テレワークに必要な作業環境を提供

①でも触れていますが、コワーキングスペースでは作業に適した環境が利用開始時点ですべて整っています。
今回のテレワークの主な仕事場所であった自宅での問題点は
ネット環境、デスク周りの作業環境、オンオフの切り替えの難しさ、セキュリティ面などなど。
こうした在宅勤務の問題点は、コワーキングスペースに作業場所を移すことでほぼすべてを解決することができるのです。

今後オフィス以外で働く選択肢が増えるにつれて、コワーキングスペースの持つ役割はさらに大きくなるのではないでしょうか。

③在宅勤務で感じる孤独感を軽減

「雑談は仕事の生産性を上げる」という話があるそうです。
確かに、ひとりで仕事に集中し続けないといけない在宅勤務は、人によっては孤独を感じるかもしれません。
ちょっとした息抜きでプライベートな生活に触れられるのは、メリットでもありながら切り替えの難しさを感じるポイントでもありますよね。

「コワーキング」とは、 主にフリーランス(個人事業者)やスモールカンパニー(小規模法人)、新規事業を始める人、在宅勤務が可能な会社員の人たちが、会社やオフィスという「場所」に縛られずに働くことができるワークスタイルのことを指します。

こうした人たちが、それぞれの仕事に集中して取り組んでいるコワーキングスペースでは程よい緊張感があり
場所によっては緩やかなコミュニケーションがとれるところも多いため、リフレッシュしながら仕事に取り組める環境であると言えます。



4.テレワーク先としてのコモンルーム


最後に、私たちコモンルームのコワーキングスペースをご紹介させて頂きます。

一人ひとりに合った利用プランが見つかるよう、梅田店・中津店ともに豊富なプランを有しています。
また、個人契約だけでなく会社で契約し社内の方が自由にご利用頂ける法人向けプランもご用意しています。

人事部・総務部のみなさまが今後サテライトオフィスや社員のテレワーク先を考える際にも
ニーズをお伺いしたうえで、ピッタリマッチするプランを提供できると考えています。

ぜひお気軽にお問い合わせください(*^^*)🍀

コモンルーム中津のコワーキングスペース
コモンルーム梅田のコワーキングスペース

※店舗によりサービス内容や、取り扱いプランが異なりますので詳細は各店舗へご相談ください。

【問合せはこちらまで】
お問い合せフォーム (電話・メールどちらでも可能です)




5.おわりに


今回は、人事部・総務部のみなさまに向けてアフターコロナ後の働き方の変化と
オフィスの新しい在り方としてコワーキングスペースを活用頂くメリットについてお伝えさせて頂きました。

今後、急激にテレワークの導入が進むとは考えづらいですが
テレワークに適した職種や部署では緩やかに定着していくことが予想されます。

日々移り変わる環境の中、選択肢は多いに越したことはありません。
今回ブログを読んでくださったみなさまにとって、今までの内容が少しでも参考になれば幸いです。

最後までお付き合いいただきありがとうございました!



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