急速に広がったテレワークやWEB会議ですが、いざスタートしようとしてまず頭を悩ませるのは、テレワーク・WEB会議を行う場所選びです。
●テレワーク中の自宅でのリモート打ち合わせの際、同居人の生活音が入ってしまうのでは…
●支店とのWEB会議が決まったが、本社内の利用だけで会議室がすぐ埋まってしまう
●感染拡大防止対策のため、いつも使っている社内・ビル内の貸会議室が使えない
最近では、こんな悩みを聞くことが増えています。
こんなテレワーク・WEB会議のお悩みの解決策としておすすめ！
お近くの「貸会議室」を利用してみませんか？
貸会議室は、自社ビルを持たない企業やフリーランス・個人事業主の方の打ち合わせ場所・社内研修などに使われてきました。
テレワーク・WEB会議の拡大につれ、レンタルオフィスの次に使いやすい個室の空間として、貸会議室利用の幅が広がっています。
実際、コモンルームにも
「期間限定のサテライトオフィスとして1週間連続で利用したい」
「サブの貸会議室として予定を抑えておきたい」
というような問い合わせも。
貸会議室を使えば、
●周りの目を気にせず作業ができる
●低価格でオフィスとして時間借りすることができる
●自社オフィスの人口密度を下げることができる
などのメリットが。
サテライトオフィスのような使い方を行うことができる完全個室の貸会議室が人気です。
実際に利用する際には多くの貸会議室が事前予約可能なため、場所が確保できない！という心配もありません。
今回は、予約する前に知っておきたい貸会議室の選び方をご紹介します。
【目次】
１．まずは【目的・利用人数・予算】の確認を
２．貸会議室を選ぶときの注意点
貸会議室を選ぶときの注意点 ①立地
貸会議室を選ぶときの注意点 ②決済方法
貸会議室を選ぶときの注意点 ③部屋の雰囲気
３．おすすめの貸会議室検索サイト【３選】
おすすめその１．貸会議室.com
おすすめその２．会議室セレクト
おすすめその３．ツドイバナビ
４． 番外編： 貸会議室検索サイト以外での探し方
５．おわりに
１．まずは目的・利用人数・予算の確認を
実際に貸会議室を利用することは初めてのあなた。
とりあえず「貸会議室 地名」で検索したけど…たくさん出てきて分からない！！
便利で情報が多いネット検索のおかげで、たくさんの貸会議室情報を見ることができます。
しかし、貸会議室は全国各地に大量に存在しているので、検索結果をチェックしていくだけで時間が過ぎてしまう、なんてことも。
ネット検索をするその前に、スムーズかつ効率的に貸会議室を選ぶため、まずは「目的・利用人数・予算の確認」を行いましょう！
「目的・利用人数・予算」が決まっていれば、どの貸会議室が一番最適なのか、時間をかけずに見つけることができます。
☑目的
今回、あなたが貸会議室を使う目的はなんでしょうか？
社内の打ち合わせ？客先との商談？あるいは、WEB会議の場所を探しているのでしょうか。
貸会議室はその広さや立地だけでなく、設備などの環境や貸会議室の雰囲気も多くの種類があります。
社内の打ち合わせであれば、
・PCが使える環境かどうか？
・電源はあるのか？
・プロジェクターやモニターがあるか？
などの項目を確認しておきましょう。
客先との商談であれば、あまりにも室内が暗すぎたり、椅子や机が無機質だと、相手にいい印象を与えることができません。
明るく前向きに商談が行えるような雰囲気の貸会議室や、
重厚で応接室のような貸会議室を選ぶとよいでしょう。
WEB会議を行いたい場合は、モニターやケーブル、電源などの設備はもちろん、貸会議室のネット環境も気になります。
WEB会議の利用があるかどうか、問い合わせをしてみてください。
設備もさることながら、目的によっては注意したい箇所が異なります。
どんな目的で利用するのか？ネット検索のその前に、確認を行いましょう。
☑利用人数
目的が決まれば、次に確認したいのは利用人数です。
貸会議室の多くは部屋単位の料金ですが、室内の利用人数に制限を設けており、定員数を超えるとその分追加の費用が発生することも。
また、室内の広さや椅子の配置等の関係で、定員数以上は貸会議室に入ることができない場合もあります。
客先との打ち合わせだと当日になって相手方の人数が増えるなど、予期せぬ人数変更もあり得ます。
利用人数の他に利用する荷物を置くスペースも考えておきたいところ。
急な変更にも対応できる、余裕を持った定員数がある貸会議室を選べるよう、改めて利用人数の確認を行いましょう。
☑予算
目的、利用人数が確認できました。
最後に、しっかりと予算の確認も行いましょう。
貸会議室は部屋料金での表示が多く、30分○○円～と記載されている貸会議室がほとんどです。
立地や収容人数・設備内容によって、料金の違いは大きくなっています。
大阪・梅田界隈の貸会議室は1時間 1,500円という低価格から、1時間で30,000円という値段まで、人数、広さ、立地でまったく費用は異なります。
初めての貸会議室利用の場合、どのように予算を立てればよいのでしょうか？
目的・利用人数で確認した事項をもとに、いくつかの貸会議室を比べて目的に合わせて最適な費用をとる、という方法があります。
例えば…
・最低限の設備はそろっており、価格帯は低いが駅から遠い貸会議室
駅から遠い場合は部屋料金が抑えられている可能性が高いので、社内の打ち合わせやWEB会議場所として最適です。
取引先のビルから近いようであれば、駅から遠いことは気になりません。
・設備、雰囲気が良く立地も中心地にあるが、価格帯が少し上がる会議室
中心地にある貸会議室はアクセスがしやすく、内装にこだわった貸会議室であることが見受けられます。
少し価格帯が上がるとしても、相手からの印象が決まる大切な初回の商談の場合などに最適です。
もちろん、社内で決められた予算内で検討することが第一です。
その場合は、利用時間によって費用が変動することを念頭に置いて、計算のミスにお気をつけください。
２．貸会議室を選ぶときの注意点
目的に合った設備があり、人数・予算も問題ない、雰囲気も良さそうな会議室を見つけたあなた。
予約も完了し、当日現地で利用しようと現場へ行ってみると、
地図アプリで確認できない立地にあり、取引先の方が迷ってしまった！
謝りながらご案内すると、
決済が現金のみで、手持ちが足りなかった！
……このようなことがないように、貸会議室を実際に選ぶときの注意点についてご説明します。
選ぶときの注意点①立地
貸会議室を選ぶ際、立地には気を付けてください。
事前に予約する会議室を決める前に、会議室のHPがあればそのHPに掲載されているアクセスを確認するだけで終わらせないようにしましょう。
交通事情や工事の関係で、使えると思った道が使えなかったり、信号の多さで到着までにかかる時間が異なる場合があります。
打ち合わせの相手先がいらっしゃるのであれば、近くの駅で待ち合わせるようにしましょう。
また、自分が迷わない為にも、地図アプリなどに事前に予約した貸会議室を登録しておくと便利です。
貸会議室を選ぶときの注意点 ②決済方法
貸会議室を選ぶ際、予約サイトを使う場合は決済を事前に行う場合が多いですが、現地での支払いの場合は決済方法に注意が必要です。
決済方法を現金のみとしている貸会議室もあれば、クレジットカードのみとしている貸会議室もありますので、利用できる支払方法については確認しておきましょう。
また、事前決済の場合も銀行振込やコンビニ払いを行えても、領収書が出ない場合などもありますので、注意が必要です。
貸会議室を選ぶときの注意点 ③部屋の雰囲気
最後に注意したいのが、部屋の雰囲気です。
掲載サイト上の写真と、雰囲気が全然違っていた…ということは、貸会議室以外でもレストラン、ホテルなどで起こりうる問題です。
予約を行う前に、貸会議室のHP内の写真以外に内観を確認できるものがないか？調べてみましょう。
グーグルマップなどで希望の貸会議室の名前を検索すれば、利用者から写真が掲載されている場合もあります。
また、もちろん事前に貸会議室の内覧が可能な場合もありますので、ぜひ問い合わせてみましょう。
３．おすすめの貸会議室検索サイト・3選
これで今すぐにでも、最適な貸会議室を準備することが可能です！
これまでのポイント、注意点を踏まえた上で、どうやって探すのか？
そんな時におすすめなのは、多くの貸会議室が掲載されている「貸会議室検索サイト」です。
今回はレンタルスペース・パーティールームなどの掲載はない、「貸会議室」がメインの検索サイトをご紹介します。
おすすめその１．貸会議室.com
掲載数NO.1の会議室.comは、目的から全国各地の貸会議室を選ぶことができるところがおすすめです！
もちろん立地・予算・利用人数で絞って検索可能ですので、スムーズな貸会議室選びができること間違いなしです。
また、サイト下部にある特集ページでは、エリアを絞ったおすすめ貸会議室・貸しスペースのまとめなどもあります。
大阪府のテレワーク会場特集
貸会議室選びの参考になりますので、おすすめです！
おすすめその２．会議室セレクト
全国5000箇所以上の貸会議室を掲載している会議室セレクトは、フリーワードを含めた様々な条件を掛け合わせて検索でき、使いやすくておすすめです！
また、スマートフォン表示のサイトも完備されていて、外出先や出張先などでも、時間や場所を選ばず利用できるのが嬉しいポイントです。
「会議のお役立ち情報」というコラムページもあり、最近ではWEB会議についていろいろな記事があり、読み応えがあります。
おすすめその３．ツドイバナビ
貸会議室のみに特化した「ツドイバナビ」は、特に打ち合わせ・商談・セミナー利用などを行いたい場合におすすめです。
エリア・利用方法・タイプを選択して検索するシンプルなサイトの作りですので、いろいろと設定して検索するのが面倒…という方にはぴったりです！
また、会場の雰囲気をタイプで選択できるのも、思い描いている雰囲気の貸会議室を探す際には助かります。
ツドイバナビでも貸会議室にまつわるコンテンツが公開されていますので、初めて利用される方は必見です。
４．番外編・貸会議室検索サイト以外での探し方
貸会議室の検索サイトをいろいろと検索している暇がない！
今すぐに貸会議室を抑えておきたい！
そんなお急ぎの時はグーグルマップの位置検索がおすすめです。
携帯電話やPC・タブレットの位置情報をオンにして、
グーグルマップを開き、「貸会議室」と検索すれば、今いる位置から一番近い貸会議室を知ることができます。
また、マップ内の店名をクリックすると、貸会議室の内観写真や口コミを確認することもできますので、ぜひ活用してみてください。
５．おわりに
これであなたもスムーズに、スマートに貸会議室を選ぶことができます。
需要が高まる貸会議室などのレンタルスペース。
打ち合わせや商談以外にWEB会議や配信の会場として活用したり、その利用用途は広まるばかりです。
また、そんな需要に合わせて貸会議室も進化していますので、いろいろな貸会議室を実際に利用し、その便利さを体感してみてください。
お読みいただきありがとうございました。
貸会議室をお探しの方に、おすすめの記事はこちら！
コモンルームは≪大阪市北区／京都市下京区≫にある、コワーキングスペース・レンタルオフィス・シェアオフィス・貸会議室です。
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