施設紹介 プラン紹介

商談にはカフェより貸会議室が便利です~そのメリット

2020.02.05 梅田 中津

大阪の梅田と中津でコワーキングスペース・シェアオフィス・レンタルオフィス・バーチャルオフィスを
運営しているコモンルームのスタッフがイベントや耳よりの情報等を発信しています。

 

今回は自社や相手先のオフィスで商談が出来ないときに、カフェやレストランで行われる場合があるかと思いますが、
飲食店等よりも貸会議室やコワーキングスペースで商談をされる場合はメリットが沢山あります。
今回は貸会議室利用のメリットをご紹介いたします。

 

 

メリット1:機能性

当然ですが貸会議室やコワーキングスペースは打合せや仕事をするスペースとして設計されています。
執務に十分な広さのテーブル、パソコンやプロジェクターを使う際のコンセント、コピー機や複合機が完備されています。
カフェの場合、このあたりの機能は座るテーブルに左右されます。小さいテーブルでスト資料や書類が広げられるのか?
時間帯によらず必ずコンセント付の席を確保できるのか?商談中にコピーを取ることは無いか?
大切な商談であるほど、環境が整っているスペースを選ぶ必要があると思います。

 

 

メリット2:席が確保できる(予約できる)

先方と約束したにもかかわらず席が取れなかった、という事態はあり得ません、必ずスペースを確保したいところです。
カフェなどの場合は予約できるお店が少ないので、混雑しない時間帯を選んで商談日時の約束をしなければなりません。
しかも当日はかなり早く到着して席を確保する必要があります。混雑状況は天候の悪化などにも左右されますので注意が必要です。万が一席が確保できなければ、他のお店を探す時間的なロスト、先方の心象を悪くしてしまうリスクがあります。
事前に予約が出来る貸会議室はこれらの心配を解決してくれます。気持ちに余裕をもって商談を行えます。

 

 

メリット3:商談に集中できる環境

カフェなどで商談をする場合、周りの話し声や、店舗のBGM、料理の匂い、行きかう人の気配、などで話に集中できない場合があります。かといって周りに人がいるものの非常に静かなカフェですと、商談内容が漏れ聞こえてしまうので、適度なざわつきのカフェを選ばないといけません。
この点からホテルのラウンジが人気の商談場所となっていますが、宿泊者で込み合っていると条件が変わってしまいます。
専有スペースで商談が出来る貸会議室であれば、先方と腰を据えてお話が出来るので、商談に集中して頂けます。
商談でもミーティングでも積極的な意見交換が必要になる時があります。周りの環境により阻害されることのない環境がお勧めです。

 

 

メリット4:情報漏洩のリスクが低い

メリット3にも関連しますが、公共スペースであるカフェでは音を遮るものがありませんので、こちらの声も周りに聞こえてしまいます。個人情報や機密情報が漏洩してしまうリスクがあります。先方にとっても当方にとっても大切な情報は簡単に部外者に開示できません。
もちろん商談場所として人気が高いカフェなどであれば、競合他社が近くにいる可能性もあり、商談内容自体も秘密にしたいものです。声の大きさを気にしながら商談や打合せをして、成約率や効率を下げてはいけません。打合せ用に隔離されたスペースを選ぶべきです。
昨今はコンプライアンスに対する意識も高まっています。是非セキュリティレベルの高い場所でご商談ください。

 

 

メリット5:些細なストレスが少ない

商談の為に先方と会う場合、ビジネスマナーに注意する必要があるかと思います。貸会議室はそれらがスムーズです。
例えば座る席については、上座か下座かを意識するとともに、先方が快適な席に着席いただく必要があります。
上座であっても上座側が騒がしかったり、着席時の景観が悪ければ先方には違う席をお勧めするべきですが、意図が伝わらない場合もあります。
先方がタバコを吸われるか事前に把握できているか?把握できていたとして狙いどおりに禁煙席もしくは喫煙席を確保できるか?飲食代はこちらが支払うが、カフェの会計方法によっては先方の手を煩わせないか?など、細かい心配は貸会議室にはありません。シンプルな座席設計と会計方法でスムーズに商談に入って頂けます。

 

 

カフェは数多くありドリンク代だけで利用できますので、先方と食事をしながらの雑談や、簡単な手続きに使うには非常に便利な施設です。どのような相手方と、どのような商談を行うかによって望ましい商談場所は異なります。
貸会議室やコワーキングスペースはアクセスの良い立地に増えてきております。大切な商談の際にはご活用されてはいかがでしょうか?

 

ちなみに、コモンルームでは商談に最適な立地で低コストの会議室をご用意しております。
先方の人数によっても部屋をお選び頂けるよう部屋サイズの選択肢もあります。
カフェでのドリンク代と同程度のコスト、お手軽にご予約いただけますので、商談場所の選択肢としてぜひご利用下さい。

 

コモンルーム梅田貸会議室:定員6~8名 1時間あたり1,500~2,000円
https://common-room.jp/umeda/meeting/
※コワーキングスペース会員様には割引特典等があります。

コモンルーム中津貸会議室:定員6~10名 1時間あたり1,000~2,500円
https://common-room.jp/nakatsu/meeting/
※コワーキングスペース会員様には割引特典等があります。

会議室予約ページ
https://reserva.be/commonroom

 

コモンルームは大阪市北区にある、コワーキングスペース・レンタルオフィス・シェアオフィス・貸会議室です。
ドロップインでのご利用、定額プラン、バーチャルオフィスプランなど複数のプランをご用意しております。
お仕事や作業、商談や面接場所を梅田駅、大阪駅、中津駅周辺でお探しの際は、お気軽にお越しください。

コモンルーム梅田
〒530-0012 大阪市北区芝田2-8-11 共栄ビル3F(受付)
TEL:06-6940-7143 / FAX:06-6940-7144
Email:umeda@common-room.jp

コモンルーム中津
〒531-0072  大阪市北区豊崎3-15-5 TKビル2F (受付)
TEL:06-6147-9991 / FAX:06-6147-9989
Email:nakatsu@common-room.jp