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貸会議室を選ぶ5つのメリット!カフェより使える商談スペースの探し方

2020.02.05 梅田 中津

2020.04.06 更新

 

大事なお客様との打ち合わせや商談に、自社オフィス以外の場所を利用する機会も多いビジネスマン。
カフェなどの飲食店を商談の場に選択する場合、周囲の喧騒や視線が気になり、なかなか話が進まないことも…。

 

そんな時にお勧めなのが、近年急増している「貸会議室」です。
貸会議室にどのようなメリットがあるのかわからないという方へ向けて、貸会議室を選ぶ5つのメリットと、貸会議室の選び方についてご紹介します。

 

最後におすすめの【貸会議室検索サイト】をご紹介しますので、スムーズに商談の場を探せること間違いなしです。

 

1.貸会議室とは?

2.貸会議室を選ぶ5つのメリット

3.貸会議室の選び方

4.大阪の貸会議室

5.おわりに

 

1.貸会議室とは?

 

貸会議室とは、一般的なビルでも使われているような会議室を時間単位で借りることができる場所です。

主に企業の会議や打ち合わせ・研修やセミナーなどで利用されることが多いようです。
近年では個人事業主の人口が増えたこともあり、自社オフィスを持たないスモールビジネスを行っている個人事業主などが、取引先と打ち合わせなどに利用する場合も。

 

貸会議室の多くは事前予約をしておけば、気軽に利用することが可能です。
その種類は幅広いため、利用目的に合った貸会議室を選ぶことが大切です。

 

 

2.貸会議室を選ぶ5つのメリット

 

では、そんな貸会議室にはどんなメリットがあるのでしょうか。

カフェよりも便利で気軽に使える貸会議室のメリットを5つご紹介します。

 

 

メリット1:機能性

 

貸会議室を選ぶメリット、1つ目は「機能性」です。


貸会議室は、商談やセミナー利用を想定して設計されているため、機能性の高い設備が利用できます。


例えば、十分なスペースのあるデスク、パソコンやプロジェクターを使う際のコンセント、無料のWi-Fi、ホワイトボードなどが完備されています。


カフェの場合、このような十分な設備がある場所は少なく、取引先も自分も、互いに不便な思いをしてしまいます。


大切な商談であればあるほど、機能性が高く環境が整ったスペースを選ぶことが求められます。

 

 

メリット2:席が確保できる(予約できる)

 

貸会議室を選ぶメリット、2つ目は「席が確保できること」です。


多くの貸会議室は、事前に貸会議室の設備や内容、立地を調べた上で予約ができます。


カフェなどでは日中に座席予約が可能な店は少なく、急な約束や商談が入るビジネス利用は向いていません。

最近ではネットで簡単に空室情報の確認ができるところが多いので、よく使うサイトなどはスマートフォンにブックマークしておくと、外出時でも予約ができて便利です。

 

 

メリット3:商談に集中できる環境

 

貸会議室を選ぶメリット、3つ目は「 商談に集中できる環境 」であるということです。

貸会議室は多くが専有スペースですので、先方と腰を据えて話が出来、商談に集中できます。

ホテルのラウンジなどは比較的静かなため、人気の商談場所となっていますが、混み合っていると条件が変わってしまいます。

そのため、周りの環境に阻害されることのない貸会議室がお勧めです。

 

 

 

メリット4:情報漏洩のリスクが低い

貸会議室を選ぶメリット、4つ目は「 情報漏洩のリスクが低い 」ということです。

公共スペースであるカフェでは音を遮るものがないため、情報が洩れる可能性が高いと言えます。


聞こえていないと思っていても実際は声が響いてしまっていたり、リスクが高い場所での商談はお勧めできません。


貸会議室は基本的に個室設計の場所がほとんどですので、伸び伸びと先方と話ができます。


リスクヘッジの観点からも、些細な打ち合わせであっても貸会議室の利用がお勧めです。

  

 

メリット5: 用途で選べる立地

貸会議室を選ぶメリット、5つ目は「用途によって立地を選べる」ということです。

貸会議室は現在、全国各地に普及しています。


都市部やオフィス街などではその需要が高いこともあり、貸会議室が利用可能です。


例えばJR大阪駅周辺では、55施設もの貸会議室があります。


様々な種類の貸会議室がありますので、 周辺環境や利用可能人数などを考慮し、目的に合わせて選ぶことができます。


商談の雰囲気に沿った貸会議室を選べば、先方にも良い印象を与えることができ、商談の成功率が上がることも期待できます。

 

 

 

 

貸会議室には以上のように様々なメリットがありますので、多くの方に利用されています。

最近では、企業研修やセミナーなどを自社オフィス以外の場所で行う場合も増えているようです。

また、駅の近くやビジネス街などの好立地にも多いこともあり、移動の多い個人事業主の方にもお勧めです。

 

 

3.貸会議室の選び方

 

とはいえ初めは、数多くある貸会議室からどうやって最適な場所を選べばよいかわかりませんよね。

ここからは、各商談の場にぴったりの貸会議室を選ぶためのポイントをご紹介します。

 

貸会議室を選ぶポイント ① 立地

駅からの距離はどのくらいなのか、使い勝手のいい場所にあるのか等、貸会議室の立地は相手のいる商談の場合は特に注意して選びましょう。

徒歩5分と書いてあっても横断歩道の信号が長かったり、一度ではわかりにくい場所にあったり、様々な可能性が考えられます。

予約する前に地図上で実際の距離感などを確かめるようにしましょう。

 

貸会議室を選ぶポイント  ②部屋の広さ

貸会議室の部屋の広さは一律ではありませんので、しっかりと広さを確かめることが大切です。

また、予定していた商談の人数が増える可能性もありますので、 実際の座席数は余裕を持って予約する方が安心です。

会議室によっては椅子を追加できるところもありますので、事前に施設に確認を入れておいた方がいいでしょう。

 

貸会議室を選ぶポイント ③貸会議室の雰囲気

貸会議室の雰囲気も外せないポイントです。

写真を気に入って予約してみたら、その写真で見るより部屋が暗かったり、椅子が古かったり…せっかくの商談の場が台無しです。

予約する前に口コミなどを調べて、雰囲気を掴むようにしたいですね。

 

貸会議室を選ぶポイント ④ 料金

貸会議室は料金が発生します。

JR大阪駅を例にとると、近隣の貸会議室は8名部屋で2,000~5,000円程度の料金となります。

金額の違いは駅からの距離や、使える備品、貸会議室があるビル等の条件によって変わってきますので、一概にどこの貸会議室が”安い”のか、甲乙のつけがたい所です。

支払い方法なども貸会議室によって変わってきますので、予約の前に注意が必要です。

 

 

貸会議室を選ぶポイントは、
立地・部屋の規模・雰囲気・そして料金

これらに注意しつつ、ぜひ目的に合った貸会議室を探してみてください。

 

とはいえ、いきなり前情報なしに用途にぴったりな貸会議室を選び出すことは難しい…。

そんな時に参考になる【貸会議室の検索サイト】をご紹介しますので、ぜひご活用ください。

会議室.com 
会議室セレクト 

どちらのサイトも全国各地より貸会議室を選べ、 詳細条件での検索も可能なためとても分かりやすく、使い勝手もいいサイトです。

見比べることもできるため、初めての検索にはおすすめです。

 

4.大阪の貸会議室


最後に、コモンルームおすすめの貸会議室をご紹介させていただきます。

 

コワーキングスペース、シェアオフィス、レンタルオフィスなどを運営しているコモンルーム梅田・中津の両店舗では、商談に最適な立地で低コストの貸会議室をご用意。

【コモンルーム貸会議室のおすすめポイント】
・雰囲気や利用目的の違いで選べる貸会議室、セミナールームをご用意
・カフェでのドリンク代と同程度の低コスト
・ネットでお手軽にご予約が可能

 

各店舗の貸会議室詳細は下記の記事にてご紹介していますので、
商談場所の選択肢としてぜひご利用下さい。

【コモンルーム梅田】
貸会議室:定員6~8名 1時間あたり1,500~2,000円
https://common-room.jp/umeda/meeting/
※コワーキングスペース会員様には割引特典等があります。

【コモンルーム中津】
貸会議室:定員6~10名 1時間あたり1,000~2,500円
https://common-room.jp/nakatsu/meeting/
※コワーキングスペース会員様には割引特典等があります。

コモンルームの貸会議室ご予約はこちらから

 

5.おわりに

貸会議室のメリットとその選び方についてご紹介しました。

ネットや電話などで簡単に予約ができる貸会議室がほとんどですので、意外と気軽に借りることが可能です。

これまで商談にカフェやホテルのラウンジしか使っていなかった…という方も、ぜひ一度貸会議室を利用されてみてください。

 

お読みいただきありがとうございました。

 

 

コモンルームは大阪市北区にある、コワーキングスペース・レンタルオフィス・シェアオフィス・貸会議室です。
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TEL:06-6147-9991 / FAX:06-6147-9989
Email:nakatsu@common-room.jp