近年、働き方改革やリモートワークの拡大が進むと供に、自宅や会社とは別の第三のワークスペース「シェアオフィス」の人気も高まっています。
働きやすさ求めるだけでなく、副業や起業をする人の拠点とするなど、シェアオフィスを利用することを考えている人も多いのではないでしょうか。
本記事では、シェアオフィスで他者とスペースを共有するという点で生じる”シェアオフィスで「電話」はできるのか”に焦点を当て、電話をする際の注意点をご紹介します。
目次
1．シェアオフィスとは
2．シェアオフィスで電話はできるのか
3．電話をするときの注意点
3-1．防音の問題
3-2．セキュリティー
4．工夫できること
4-1．イヤホンの着用と声の大きさ
4-2．横が区切られている席を活用する
4-3．会議室を利用する
4-4．事前に内見する
5．シェアオフィスを利用するメリット
5-1．快適なワークスペースで仕事ができる
5-2．コストの削減になる
5-3．法人登記や住所利用が可能
1.シェアオフィスとは ．．．？
そもそもシェアオフィスとはどのような場所かご存知でしょうか。
シェアオフィスとは、個人あるいは法人の利用者がフリー座席や仕切りのあるブース席等のスペースをシェアして使用するワークスペースのことを指します。
シェアオフィスによっては、サービス内容や施設設備、出入り可能な時間などは異なりますが、ビジネスに必要な設備や機器を完備されています。スタッフがいる受付や会議室が利用できる施設もあるなど、施設ごとに提供されるサービスは様々です。
設備など充実しているシェアオフィスですが、他者と共有しているスペースであるからこそ【電話はしていいのか？】という不安や疑問が生じます。
次の項目からより詳しく、シェアオフィスでの電話について紹介していきます！
2.シェアオフィスで電話はできるのか
他者とワークスペースを共有する上で生じる不安や疑問の一つに「電話はできるのか」と、思われるのではないでしょうか。
まず、施設ごとにシェアオフィス利用にあたってのルール等は異なるため事前に調べることが必要です。特に制限なく利用できる場合もあれば、イヤホン着用を義務付けられていたり、専用ブースを設けているなど、各施設によって異なるので自身にとって使いやすさの合うシェアオフィスを選ぶようにしましょう。
そしてシェアオフィスを複数の人と利用するという中で電話をするには注意しなければならない事もあります。
では、実際に電話をする際の注意点を紹介します。
3.シェアオフィスで電話をするときの注意点
3-1．話し声や周囲の音
電話が可能なシェアオフィスでも、室内が静かであれば話し声が目立ちやすく、場合によっては”うるさい”ととらえられる可能性もあります。
逆に自分が電話していない時に、電話している人の声が気になってしまうという状況もあるかもしれません。
できるだけ静かなスペースで作業したい方は要注意です。
3-2．セキュリティー
ある程度声の大きさに気を付けていたとしても、 個室ではないために電話の話し声は周囲の人に聞こえるリスクがあり、電話をしている際の会話から会社のマル秘情報が漏れてしまう可能性があります。
個人情報を多く取り扱いする方は話の内容には要注意です。
4.工夫できること
4-1．イヤホンの着用と声の大きさ
イヤホンを着用し電話からの音漏れを防ぐことや、自身の話し声のボリュームを抑えるよう心掛けましょう。
声の大きさは個々で意識し気を付けるしかありませんが、他者に対する配慮が大切です。
4-2．横が区切られている席を活用する
シェアオフィスには机の大きい座席やソファー席、また横が区切られている座席など様々なスペースがあります。
その中でも横が仕切られている座席や正面、または横が壁などで周囲の人と距離が取れる座席はオススメです。仕切りがあるだけでも周囲に目が行かないので、落ち着いて電話ができます。
このように、座席の選び方を工夫するだけでも不安を一つ減らすことができます。
4-3．会議室を利用する
個人にとって聞かれては困る会話や、会社の重要な情報を話す場合、施設内の会議室を利用するなどが良いでしょう。情報漏洩や個人情報の流出を防ぐためにも危機管理が大切です。
4-4．事前に内見する
契約する前に、事前の内見をするようにしましょう。
声の響き方や、隣に人が居る場合の感覚は実際に見てみないと分かりません。スペース内のレイアウトや座席位置によっても差があるので、事前の内見で利用時のイメージを持つことが大切です。
ドロップインでコワーキングスペースを実際に利用してみるというのも、施設内の環境や設備などを知るには効果的と言えます。
「シェアする」ということは「専有できない」という意味です。
そのためシェアオフィスの使用には、専用オフィスとは違い当然制限が生じます。
声の大きさや音漏れに関しては、個々のマナー意識にゆだねられますが、共有する者同士で気持ち良く利用できるように配慮しつつ、トラブルを防ぐためにも予め注意点があることを認識しておくことが重要です。
ここまでシェアオフィス内での電話についての注意点をご紹介しました。
注意点を見るとシェアオフィスを不便と感じるかもしれませんが、
シェアオフィスの利用におけるメリットはたくさんあります！
では、次の項目ではどういったメリットがあるのかを紹介します！
5.シェアオフィスを利用するメリット
5-1．快適なワークスペースで仕事ができる
カフェなどとは違い仕事をすることが前提なので仕事に集中できる環境が確保されています。
お茶やコーヒーが飲み放題というシェアオフィスも多く、Wi-Fiや仕事に必要な機器が揃っているなど、豊富にサービスが提供されています。
また、シェアオフィスによってはスタッフが常駐し安全性が高いことや、定期清掃で施設内が清潔に保たれているなど、常に快適な環境で集中して仕事が行えます。
5-2．コストの削減になる
起業し事業を開始する場合に自社でオフィスを賃貸契約するとなると、家賃の他、敷金や礼金をはじめとする数十万円以上の初期費用がかかります。
しかし、シェアオフィスは必要なスペースをだけを契約することができるので、費用を必要最低限に抑えることができます。敷金や礼金などが不要な場合も多く、オフィス家具やWi-Fiの予め準備されているので初期費用の削減と設備手配の手間を省くことができます。
5-3．法人登記や住所利用が可能
法人所在地として登記が可能なシェアオフィスもあります。
認知度の高い都市部の住所で登記することで信頼性を高め、企業のブランド力を高めたいと考える企業にとっては大きなメリットとなるでしょう。
郵便物や宅配便の受け取りなどビジネスの拠点として利用したりすることも可能です。
ここまで、シェアオフィスでの電話にてついて紹介してきましたが、いかがでしたでしょうか？
シェアオフィス内で電話をするには注意点もありますが、マナーやルールなど守るべきことがある以上に、最後の項目で紹介した通り、設備の充実度や、毎月の固定費も大きく削減できるなどのメリットがシェアオフィスにはあります。
サービス内容、料金形態など、シェアオフィスごとの個性を比較し、自分の利用目的に合わせて快適に、そして効率的に業務ができるようにしていきましょう。
こちらのブログでもシェアオフィスについて詳しく紹介しているので、是非ご覧ください！
・シェアオフィスで法人登記は可能！メリット・デメリットやサービスの選び方を解説
・【大阪市内】人脈に繋がる！エリア別・おすすめシェアオフィスまとめ
本日もここまで読んでいただきありがとうございました。
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