新型コロナウイルスの感染拡大防止を受け、世界中の企業で在宅勤務などのテレワークが促進されています。
コモンルームでも利用者様の多くの方から耳にするのが、テレワークは「捗らない」「集中できない」というご意見。
そこで、今回はそんな「テレワーク」の業務効率をさらに高める方法をご紹介いたします！
是非参考にしてみてください。
【目次】
1.なぜテレワークが集中できないか？
2.テレワークのハードル
3.テレワークの業務効率を上げよう！
3-1.1日のタスクを細分化して共有する
3-2.オンラインツールやWEB環境を整える
3-3.仕事道具をそろえる
3-4.コワーキングスペースを活用する
4.テレワークとオフィスワークのハイブリッドな働き方
1.なぜテレワークが集中できないか？
他のサイトなどでも紹介されている通り、テレワークにおいて特に在宅勤務で集中が続かない一番の原因は、やはり「周囲の目が無い」という点ではないかと思います。
テレワークが急激に導入されたことにより、環境に慣れていないという点も大いに関係はあるはずですし、慣れれば集中が続くという方も一定数いらっしゃるかと思いますが、やはり職場の良い意味での緊張状態は必要な要素だと感じた方も多いのではないでしょうか。
この「周囲の目が無い」ということに起因して、在宅勤務の際は以下のような状況をよく耳にします。
・服装が適当
・テレビやゲーム、漫画、雑誌などの誘惑が多い
・間食を必要以上にしてしまう
・無音の時間が長時間続いている
・家事に目がいってしまう/子供の世話をしないといけない
…など
上記のような状況下ではもちろん、
その他の場合でも、職場であればやっていない事や発生しない事が、
自宅では知らず知らずのうちに目に入ったり気になったりしてしまうのです。
そして、それに手を付けてしまったり、検討してしまうことで、仕事の段取りが予定通りに終わらなくなったり、いつも短時間でやっていることに時間がかかったりしてしまう訳です。
在宅勤務で仕事が捗らないという最大の理由は、そういった「周囲の目がない」環境によって、純粋な業務以外のことに思考を使ってしまうからであり、結果として業務効率が低下してしまっているのです。
2.テレワークのハードル
今や必要不可欠となりつつあるテレワークには、導入までに以下のようなハードルもあります。
・ICT(情報通信技術)環境整備
・セキュリティ対策
・社内ルールや規則の決定
・勤怠管理や人事評価などの見直し
残業時間の削減や、いわゆる「無駄な会議」の撤廃などメリットも大いにある制度ですが、まだテレワークを導入していなかった企業にとってはICT環境やセキュリティ対策の整備にコストと時間を要するのは言うまでもありません。
さらに、社内ルールの見直しや策定などにも想像以上に労力を要します。
「どこからが業務でどこからが業務で無いのか？」
「光熱費は支給されるのか？」
「部署によって偏りが出ないのか？」
「成果や目標達成の見極めや基準は設けることができるのか？」
…など、挙げだせばキリがありませんが、多くの企業で負担に感じられているのは意外とこの部分ではないでしょうか？
そして、ようやくそれらがまとまり、形になった段階で忘れてはならない…むしろ最も重要と考えられるのが、現場の従業員からの意見のヒアリングです。
このヒアリングが行われていない状態で、形だけのテレワークを継続していると、良かれと始めたテレワークの制度が、「不便」だとか「効率が悪い」などといったように、テレワークの良い部分にほとんど光が当たらないまま、時間の経過と共に終わってしまいます。
そうならないように、テレワークのメリットを最大限生かすためにも、在宅勤務のテスト期間を設けるなどし、現場社員の意見も是非傾聴してみてはいかがでしょうか。
3.テレワークの業務効率を上げよう！
このように賛否両論のあるテレワークですが、報道などでも取り上げられている通り残念ながら新型コロナウイルスの感染拡大には第2波や第3波がやってくると言われております。
それに伴い、テレワークはしばらくの間やむを得ず続けることになることが予想されます。
そうした際に、ずっと「集中できない」「業務効率が悪い」とは言ってられませんので、今回はコモンルームのお客様からもオススメ頂いたテレワークの業務効率をアップさせる方法をご紹介させていただきます。
3-1.一日のタスクを細分化して共有する
会社での就業中には、進捗状況が簡単な声かけなどで確認できたりしていましたが、在宅であれば電話やメールなどでの確認をしなければなりません。そこに煩わしさや面倒な気持ちを抱えている方はきっと多いはずです。
もちろん、リアルタイムで「タスクの完了・未完了」を確認できるアプリやソフトなどはたくさん存在しますが、上司やチームの同僚が確認したいのは、「その仕事が今どのような状況か？」や「どのような方向に進んでいるか？」といった仕事内容のディティールでは無いでしょうか？
テレワークでは、そういった業務進捗のすり合わせがしにくい点や、もっと言えば、そこが疎かになりがちであるという点が、ひいては業務効率の低下につながっていると言えます。
そこで、おススメなのが「1日のタスクを普段よりも細分化して共有すること」です。
ビジネスパーソンにとっては当たり前のようなことなのですが、1日の業務が進捗確認が見える化されていることで、脳が緊張状態になり、自然と業務効率が上がっていくようです。
在宅勤務などの際に、自宅にある数々の誘惑に打ち勝ち自分を律するためにもこのタスクの共有を1日毎に設けるのは有効な手段なのではないでしょうか？
3-2.オンラインツールやWEB環境を整える
ZOOMなどのオンライン会議や、共有データのオンライン同時利用などではネット環境の確認も非常に重要です。
最近のオンラインチャット(会議)サービスは大変便利ですが、同時接続数が多い際にはインターネット回線が混みあい、固まってしまうといったトラブルもあります。
会社ではそもそも有線LANだったり、無線でも速度は快適であった方にとって自宅用の回線が遅くて不便といった場合は非常にストレスです。
テレワークは日本でも普及し始めたものの、ルーターの貸出や自宅のネット環境の補助まで導入している企業は多くはありません。
もしも、在宅中のネット環境によりモチベーションダウンになり、業務が滞ってしまっているのであれば、お財布事情と相談した上でweb環境を見直すのも有効です。
また、打ち合わせを簡単に行えるオンライン会議アプリや、上段でも触れたタスク共有アプリの導入など、クラウド関連ツールで業務効率を少しでも向上することができるものは積極的に検討してみても良いかもしれません。
3-3.仕事道具をそろえる
会社で当たり前のように使っていたデスクトップPCや外部モニターから、ノートPCなどの小さい画面のハード機器に変わったことにより業務が捗らないと感じられている方も多いのではないでしょうか？
もちろん、モニターやPCを実費で買い替えるにはコストも高くついてしまいますが、普段会社で当たり前のように使っていた仕事道具の内、文房具やプリンター、高性能マウスなど…、ご自身の予算の範囲内で揃えることができる道具についても揃えてることもオススメ。
合わせて、業務中に利用する「椅子の見直し」もおススメです。
長時間の作業の際に、お洒落なデザインの椅子や座椅子などは、肩こりや腰痛の原因にも繋がります。
もしも、テレワークは「普段と同じ業務時間なのに会社よりも目や体が疲れる」という場合は、クッション性に優れていて、座高調節機能付きの椅子を用意してみましょう。
また、一人暮らしの方に多いのが、長時間の無音環境です。様々なサイトなどでも紹介されているように、人間は無音環境では集中力を持続できないと言われています。
クラシックやジャズなどは、PC作業においても集中力を高める効果があるとされておりますので、ご自宅用のスピーカーなどのオーディオ機器についても見直しを検討してみてはいかがでしょうか？
3-4.コワーキングスペースを活用する
テレワークの業務効率を上げる様々な方法をご紹介しておりましたが、「やっぱりどうしても自宅では集中できない」という方には、コワーキングスペースの活用がおすすめです。
コワーキングスペースとは、「共同で働く(Co-work)スペース＝協働の場」といった意味の言葉ですが、多くのコワーキングスペースでは「業務環境の整ったフリーアドレス席」を利用することができます。
Wi-Fi環境はもちろんですが、施設によっては、お菓子や無料ドリンクバー、文房具などの貸出サービスがある場所も多くございます。
コワーキングスペースでは、自宅にいる時の誘惑の多くも断ち切ることができますし、業種は違えど、他の利用者の方もご自身の業務に集中されていますので、テレワークでも適度な緊張感を保ち業務効率を高めることができますよ。
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4.テレワークとオフィスワークのハイブリッドな働き方
緊急事態宣言発令期間中に、急速的に変化した「日本の働き方」。
今回はテレワークのマイナスの要素である「集中できない」という点や、その改善方法などを中心にお伝えさせて頂きましたが、もちろんテレワークにも無断な通勤時間の改善やコスト削減などメリットもたくさんあります。
一方で、改めて従来のオフィス勤務の在り方を振り返ってみると、オフィス勤務のメリット・デメリットも業種・企業毎にたくさん見つかってくるはずです。
新型コロナウイルスの感染拡大は、今後も第2波・第3波が到来すると懸念されており、今後の日本企業では、テレワークとオフィスワークの良い所を組み合わせたハイブリッドな働き方が必要とも言われています。
是非この機会に、業務効率の更なる向上を検討してみてはいかがでしょうか？
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