オフィス環境の改善方法とは？出社率や業務効率の課題を解決

近年、多くの企業で「出社したくない」「オフィスでの仕事に集中できない」といった声が聞かれるようになりました。リモートワークの普及により、従来のオフィス環境の問題点が浮き彫りになっています。

オフィス環境の改善は、企業の生産性や従業員満足度に直結する重要な経営課題といえるでしょう。特に法人でコワーキングスペースやレンタルオフィスを活用する動きが広がっており、働く環境を見直す企業が増加しています。

本記事では、オフィス環境における課題と、それを改善するための具体的な施策について詳しく解説します。

◆目次

1. 現代のオフィス環境が抱える課題

　1-1. 出社率の低下と社員のモチベーション
　1-2. 整理整頓されていない職場環境
　1-3. 生産性が上がらない要因

2. オフィス環境改善がもたらす効果

　2-1. 従業員のモチベーション向上
　2-2. 業務効率と生産性の向上
　2-3. コミュニケーションの活性化
　2-4. コスト削減の実現

3. オフィス環境を改善する具体的な施策

　3-1. ワークスペースのレイアウト見直し
　3-2. 快適な温度・照明環境の整備
　3-3. 集中できる個別スペースの確保
　3-4. コワーキングスペース・レンタルオフィスの活用

4. オフィス環境改善を成功させる3つのポイント

　4-1. 社員の声を反映させる
　4-2. 段階的に改善を進める
　4-3. 定期的な効果測定を行う

5. コモンルームで実現する快適なワークスペース

1. 現代のオフィス環境が抱える課題

テレワークが定着した今、多くの企業がオフィス環境の課題に直面しています。従来のオフィスでは気づかなかった問題点が明確になり、抜本的な改善が求められているのです。ここでは、現代のオフィス環境が抱える代表的な課題について見ていきましょう。

1-1. 出社率の低下と社員のモチベーション

リモートワークの普及により、社員の出社率が低下している企業が増加しています。「わざわざオフィスに行く理由が見つからない」という声が聞かれるようになり、オフィスの魅力低下が問題視されているのです。

出社率の低下は、社員同士のコミュニケーション不足を招き、チームワークの弱体化につながります。また、新入社員の育成や企業文化の継承といった面でも課題が生じており、オフィスの役割そのものが問われています。

1-2. 整理整頓されていない職場環境

デスク周りの書類の山、共有スペースに放置された物品、配線が入り組んだ状態など、整理整頓が行き届いていないオフィスは少なくありません。こうした環境では、必要な資料を探すだけで時間がかかってしまうでしょう。

雑然としたオフィスは、社員のストレスを増大させます。視覚的な情報過多が集中力を妨げ、作業効率の低下を招くことが研究で明らかになっているのです。また、来客時の印象も悪く、企業イメージにも影響を及ぼしかねません。

1-3. 生産性が上がらない要因

多くのオフィスでは、生産性を高めるための環境づくりが不十分な状態にあります。騒音レベルの高いオープンスペース、プライバシーが確保できない座席配置、温度管理の不備など、さまざまな要因が生産性を阻害しているのではないでしょうか。

集中して作業したいときに電話の音や会話が気になる、リフレッシュできる空間がない、Web会議用の個室が不足しているといった問題も深刻です。こうした環境では、社員が本来持っているポテンシャルを十分に発揮できず、企業全体の競争力低下につながります。

なお、以下コラムでは働き方改革について詳しく解説しています。生産性の向上にもつながる内容となっているので、あわせてチェックしてみてください。

>>働き方改革を実現するオフィス改革の具体例10選！成功する企業の取り組みとは？

2. オフィス環境改善がもたらす効果

オフィス環境を改善することで、企業にはさまざまなメリットがもたらされます。単なる見た目の改善だけでなく、社員の働きやすさや業務効率に直結する重要な取り組みといえるでしょう。ここでは、オフィス環境改善によって得られる具体的な効果について解説していきます。

2-1. 従業員のモチベーション向上

快適で魅力的なオフィス環境は、社員のモチベーションを大きく向上させます。調査によると、20代の若手社員の約7割がオフィス環境によるモチベーション効果を実感しているという結果が出ているのです。

働きやすい環境が整っていれば、社員は「大切にされている」と感じ、会社への愛着が深まります。また、快適な空間で働けることが出社の動機となり、出社率の向上にもつながるでしょう。結果として、社員の定着率が高まり、優秀な人材の確保にも有利に働きます。

2-2. 業務効率と生産性の向上

適切なオフィス環境の整備により、業務効率が飛躍的に向上します。集中できる個別スペースや、チームで議論できる会議室など、業務内容に応じた空間を用意することで、仕事の質が高まるのです。

調査では、約9割の社員がオフィス環境の良し悪しが業務効率に影響すると回答しており、環境改善が生産性向上の鍵となることがわかります。動線を考慮したレイアウトや、最新のICTツールの導入なども、業務時間の短縮に大きく貢献するでしょう。

2-3. コミュニケーションの活性化

オフィス環境の改善は、社員同士のコミュニケーションを促進します。オープンなミーティングスペースやカフェ風の交流エリアを設けることで、部署を超えた対話が生まれやすくなるのではないでしょうか。

偶発的な出会いから新しいアイデアが生まれることも少なくありません。リラックスした雰囲気の中で意見交換ができる環境は、イノベーションを促進します。また、顔を合わせる機会が増えることで、チームの結束力が強まり、組織全体の一体感も高まるでしょう。

2-4. コスト削減の実現

オフィス環境改善は、一見するとコストがかかるように思えますが、長期的にはコスト削減につながる投資といえます。生産性が向上することで業務時間が短縮され、残業代の削減が期待できるでしょう。

また、フリーアドレスの導入やコワーキングスペースの活用により、必要なオフィススペースを最適化できます。社員の離職率が下がることで、採用コストや教育コストも削減され、結果的に企業の収益性向上に貢献するのです。

3. オフィス環境を改善する具体的な施策

オフィス環境改善の重要性を理解したところで、具体的にどのような施策を講じればよいのでしょうか。ここでは、すぐに取り組める実践的な改善策から、柔軟な働き方を実現する新しいオフィスの形まで、幅広くご紹介していきます。

3-1. ワークスペースのレイアウト見直し

オフィスのレイアウトを見直すことは、環境改善の第一歩となります。固定席からフリーアドレスへの変更や、用途別のエリア分けなど、働き方に合わせた空間設計が重要です。

デスクの配置を変えるだけでも、コミュニケーションの頻度や質が変わります。また、動線を考慮したレイアウトにすることで、移動時間の短縮や業務効率の向上が見込めるでしょう。定期的にレイアウトを見直し、社員の声を反映させながら最適化を図ることが大切です。

3-2. 快適な温度・照明環境の整備

室温や照明といった基本的な環境要素も、生産性に大きく影響します。夏は涼しく冬は暖かい適切な温度設定を保つことが、快適な職場環境の基本といえるでしょう。

照明については、自然光を取り入れたり、間接照明を活用したりすることで、目の疲れを軽減できます。エリアごとに照明の明るさを調整し、作業内容に応じた最適な明るさを提供することも効果的です。こうした細やかな配慮が、社員の健康維持とパフォーマンス向上につながります。

3-3. 集中できる個別スペースの確保

オープンスペースだけでなく、集中して作業できる個別スペースの確保も重要です。電話ブースや個室の作業スペースを設けることで、周囲の音を気にせず業務に没頭できる環境を提供できます。

Web会議が増えた現在、個室の需要は特に高まっています。仕切りのあるブースや防音性の高い個室を用意することで、機密性の高い商談や集中を要する業務がスムーズに進むでしょう。多様な働き方に対応できる選択肢を用意することが、オフィス環境改善の鍵となります。

3-4. コワーキングスペース・レンタルオフィスの活用

近年、法人でコワーキングスペースやレンタルオフィスを複数名契約するケースが増加しています。柔軟な働き方を実現する新しいオフィスの形として、注目を集めているのではないでしょうか。

コワーキングスペースは、必要な設備やインフラが整っており、初期投資を抑えながら快適な作業環境を確保できます。駅近の好立地にある施設が多く、通勤負担の軽減にもつながるでしょう。また、他企業の利用者との交流によって、新しいアイデアやビジネスチャンスが生まれる可能性もあります。

レンタルオフィスであれば、プライバシーを確保しながら、必要な期間だけ利用できる点がメリットです。プロジェクト単位での利用や、サテライトオフィスとしての活用など、企業の状況に応じて柔軟に対応できます。自社オフィスの改装を検討する前に、まずはコワーキングスペースやレンタルオフィスを試験的に利用してみるのも一つの方法です。

なお、レンタルオフィスについて詳しく知りたい方は、以下コラムを参考にしてみてください。

>>レンタルオフィスと貸事務所の違い6選！メリット・デメリットや向いているケースを解説

4. オフィス環境改善を成功させるポイント

オフィス環境改善を成功に導くためには、いくつかの重要なポイントがあります。単に設備を整えるだけでなく、社員の意見を取り入れながら継続的に改善していく姿勢が求められるのです。ここでは、改善施策を効果的に進めるためのポイントをご紹介します。

4-1. 社員の声を反映させる

オフィス環境改善の主役は、そこで働く社員自身です。アンケートやヒアリングを通じて、現場の声をしっかりと収集することが重要となります。

どのような環境で働きたいか、現状のオフィスのどこに不満を感じているかなど、具体的な意見を集めましょう。経営陣や管理部門だけで決めるのではなく、実際に使う社員の視点を取り入れることで、より実効性の高い改善策を立案できます。定期的に意見を聞く機会を設け、継続的な改善につなげることが大切です。

4-2. 段階的に改善を進める

すべてを一度に変えようとせず、優先順位をつけて段階的に改善を進めていくことをおすすめします。小さな成功体験を積み重ねることで、社員の理解と協力を得やすくなるでしょう。

まずは低コストで実現できる施策から始め、効果を検証しながら次のステップに進むという方法が効果的です。たとえば、レイアウト変更や照明の改善から着手し、その後に大規模な改装やコワーキングスペースの契約を検討するといった流れが考えられます。焦らず着実に進めることが、長期的な成功につながります。

4-3. 定期的な効果測定を行う

改善施策を実施したら、その効果を定期的に測定することが重要です。出社率、生産性指標、社員満足度調査など、数値で効果を把握することで、次の改善につなげることができます。

効果が出ていない施策については、原因を分析して改善方法を検討しましょう。また、想定以上の効果が出ている施策については、さらに拡大することも考えられます。PDCAサイクルを回しながら、常に最適なオフィス環境を追求していく姿勢が求められるのです。

5. コモンルームで実現する快適なワークスペース

出社率の向上、整理整頓された職場、生産性の高い環境づくりは、企業の成長に欠かせない要素といえるでしょう。

大阪・京都エリアでオフィス環境の改善をお考えの法人の皆様に、ぜひご検討いただきたいのが「コモンルーム」です。梅田・中津・四条烏丸の駅近好立地に展開しており、通勤のしやすさも魅力となっています。

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コモンルームでは、オープンなコワーキングスペースに加え、プライバシーを確保できる個室ブースや貸会議室を完備しています。集中して作業したいとき、チームでブレストしたいとき、取引先との商談を行いたいときなど、目的に応じて最適な空間を選択できるのです。

高速Wi-Fiや電源、フリードリンクなど、ビジネスに必要な設備も充実しています。整理整頓された清潔な環境で、社員の皆様が快適に働けるよう配慮されているのです。

自社オフィスの全面改装は難しいという場合でも、コワーキングスペースを活用することで、すぐにオフィス環境を改善できます。まずはお試しでドロップイン利用から始めていただき、効果を実感してから導入を検討いただくことも可能です。

働く環境を見直し、社員の生産性とモチベーションを高めたいとお考えの企業様は、ぜひコモンルームの見学にお越しください。実際の空間を体験していただくことで、貴社のオフィス環境改善のヒントが見つかるはずです。

コモンルームの詳細情報

・コモンルーム梅田　　　詳細ページ / 貸会議室
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・コモンルーム四条烏丸 　詳細ページ / 貸会議室

見学や質問などは随時受け付けているので、ぜひお気軽にお問い合わせください。
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コモンルームは≪大阪市北区／京都市下京区≫にある、コワーキングスペース・レンタルオフィス・シェアオフィス・貸会議室です。
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■コモンルーム四条烏丸

〒600-8427　京都市下京区⽟津島町294(京都市下京区烏丸通松原西入北側) 2F(受付)
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