【社外】打ち合わせ場所はどこがベスト？選び方のポイントとおすすめの場所を紹介

社外での打ち合わせ場所をどこにするか、迷った経験はありませんか。営業職の方やフリーランスの方はもちろん、テレワークが普及した現在では、多くのビジネスパーソンが社外で打ち合わせを行う機会が増えています。

打ち合わせ場所の選び方ひとつで、商談の雰囲気や成果が大きく変わることも珍しくありません。相手に好印象を与え、スムーズに話を進めるためには、適切な場所選びが欠かせないでしょう。

本記事では、社外での打ち合わせ場所を選ぶ際のポイントや、具体的な場所の候補について詳しく解説していきます。

◆目次

1. 社外で打ち合わせ場所を探すときによくある悩み

　1-1. 自社オフィスの立地が不便
　1-2. 会議室が確保できない
　1-3. 出張先や外出先での急な打ち合わせ

2. 打ち合わせ場所を選ぶときのポイント

　2-1. アクセスの良さ
　2-2. 周囲の騒音レベル
　2-3. セキュリティとプライバシー
　2-4. 設備・環境の充実度

3. 社外での打ち合わせ場所の候補と特徴

　3-1. カフェ・喫茶店
　3-2. ホテルのラウンジ
　3-3. 貸会議室
　3-4. コワーキングスペース

4. 打ち合わせ場所で押さえておきたいビジネスマナー

　4-1. 場所のセッティングと支払い
　4-2. 禁煙・喫煙の確認

5. コワーキングスペースと貸会議室を併設「コモンルーム」のご紹介

1. 社外で打ち合わせ場所を探すときによくある悩み

ビジネスシーンにおいて、社外で打ち合わせを行う必要が生じることは少なくありません。しかし、いざ場所を探そうとすると、さまざまな悩みに直面するものです。ここでは、多くの方が経験する代表的な悩みについて見ていきましょう。

1-1. 自社オフィスの立地が不便

すべての企業が駅近くの好立地にオフィスを構えているわけではありません。自社の立地条件が悪い場合、取引先を呼ぶことに気が引けてしまうケースも多いのではないでしょうか。

最寄り駅から徒歩15分以上かかる場所や、乗り換えが複雑なエリアにオフィスがある場合は要注意です。相手に移動の負担をかけてしまうことで、打ち合わせ前から印象を損ねる可能性があります。

1-2. 会議室が確保できない

近年、多くの企業で「会議室が足りない」という声が聞かれるようになりました。Web会議の増加や少人数ミーティングの機会が増えたことで、会議室の稼働率が上がっているためです。

先方から希望された日時に社内の会議室が空いていないと、せっかくの商談機会を逃してしまいかねません。こうした状況から、社外に打ち合わせ場所を求めるケースが増加しています。

1-3. 出張先や外出先での急な打ち合わせ

営業活動や出張中に、急遽打ち合わせが入ることもあるのではないでしょうか。土地勘のない場所で適切な打ち合わせ場所を探すのは、想像以上に大変な作業となります。

落ち着いて話ができて、電源やWi-Fiが使える場所となると、選択肢はかなり限られてくるものです。事前に主要エリアの候補をリストアップしておくと、いざというときに慌てずに済むでしょう。

2. 打ち合わせ場所を選ぶときのポイント

社外で打ち合わせを行う際には、単に「話ができればどこでもいい」というわけにはいきません。場所選びを誤ると、商談がうまく進まなかったり、相手に不快な思いをさせてしまったりする可能性もあります。ここでは、打ち合わせ場所を選ぶ際に押さえておきたいポイントを解説していきましょう。

2-1. アクセスの良さ

打ち合わせ場所を選ぶうえで、まず重視すべきはアクセスの良さです。相手が迷わずスムーズに到着できる場所を選ぶことが、ビジネスマナーの基本といえるでしょう。

理想的なのは、複数路線が乗り入れるターミナル駅から徒歩5分以内の場所です。大阪であれば梅田や本町、京都であれば四条烏丸や京都駅周辺など、誰もがわかりやすいエリアを選ぶと良いでしょう。

2-2. 周囲の騒音レベル

打ち合わせ中に周囲の騒音が気になると、話に集中できなくなってしまいます。かといって、静かすぎる空間では会話が周りに筒抜けになり、情報漏洩のリスクが高まるという側面もあるのです。

適度なBGMや環境音がある程度で、隣の席との距離が十分に確保されている場所が理想的といえます。事前に下見をして環境を確認しておくことをおすすめしましょう。

2-3. セキュリティとプライバシー

商談や打ち合わせでは、機密性の高い情報を扱うことも少なくありません。不特定多数の人が出入りするオープンな空間では、誰が会話を聞いているかわからないリスクがあります。

重要な契約の話や社外秘の情報を含む打ち合わせの場合は、個室やセミクローズドな空間を選ぶことが必須となるでしょう。情報漏洩は企業の信頼に関わる重大な問題です。

2-4. 設備・環境の充実度

打ち合わせの内容によっては、電源やWi-Fi、プロジェクターなどの設備が必要になることもあるのではないでしょうか。資料を投影しながらプレゼンテーションを行う場合は、設備の有無が重要な選定基準となります。

また、長時間の打ち合わせになる場合は、空調や椅子の座り心地なども快適さに影響してくるものです。参加者全員が集中できる環境を整えることが大切でしょう。

3. 社外での打ち合わせ場所の候補と特徴

社外で打ち合わせを行う際には、いくつかの選択肢があります。それぞれにメリット・デメリットがあるため、打ち合わせの内容や相手との関係性に応じて使い分けることが大切です。代表的な打ち合わせ場所の候補とその特徴を見ていきましょう。

3-1. カフェ・喫茶店

最も手軽に利用できる打ち合わせ場所として、カフェや喫茶店が挙げられます。予約不要で気軽に立ち寄れる点や、飲食代のみで場所代がかからない点が大きなメリットでしょう。

適度な雑音があることで緊張がほぐれ、リラックスした雰囲気で話を進められます。ただし、混雑時には席が確保できない可能性があり、周囲に会話が聞こえてしまうリスクも否定できません。カジュアルな情報交換程度であれば適していますが、機密性の高い内容には不向きといえます。

3-2. ホテルのラウンジ

落ち着いた高級感のある空間で打ち合わせを行いたい場合は、ホテルのラウンジという選択肢もあるでしょう。上質なインテリアと行き届いたサービスにより、相手に良い印象を与えることができます。

一方で、飲食代がカフェより高額になることや、時間帯によっては混雑して落ち着かない場合があることには注意が必要です。完全なプライバシーは確保できないため、機密情報を扱う打ち合わせには向いていないでしょう。

3-3. 貸会議室

プライバシーを確保しながら、ビジネスライクな環境で打ち合わせを行いたい場合は、貸会議室の利用がおすすめです。完全な個室空間のため、周囲を気にせず話に集中できる点が最大の強みといえるでしょう。

多くの貸会議室には、プロジェクターやホワイトボード、Wi-Fiなどの設備が整っており、プレゼンテーションを伴う商談にも対応可能です。ただし、利用には事前予約が必要な場合がほとんどで、時間単位での料金が発生します。

3-4. コワーキングスペース

近年、打ち合わせ場所として注目を集めているのがコワーキングスペースです。仕事をする場所として設計されているため、電源やWi-Fi、ドリンクサービスなど、ビジネスに必要な環境が整っています。

多くのコワーキングスペースには、オープンスペースだけでなく、打ち合わせ用の会議室やブースが併設されている点も見逃せません。カフェのようなリラックスした雰囲気と、貸会議室のような設備の充実度を兼ね備えた空間といえるでしょう。

ドロップイン（一時利用）に対応している施設も多く、急な打ち合わせにも柔軟に対応できます。頻繁に社外で打ち合わせを行う方には特におすすめです。

なお、コワーキングスペースについて詳しく知りたい方は、以下のコラムをチェックしてみてください。

>>コワーキングスペースとカフェの違いは？5つの観点から解説

4. 打ち合わせ場所で押さえておきたいビジネスマナー

適切な打ち合わせ場所を選んだとしても、マナーを守らなければ相手に不快な思いをさせてしまう可能性があります。知っておきたい基本的なマナーを確認しておきましょう。

4-1. 場所のセッティングと支払い

打ち合わせ場所の手配は、基本的にアポイントを取った側（呼び出す側）が行うのがマナーです。相手の会社や最寄り駅からアクセスしやすい場所を選び、事前に詳細な案内を送っておくと親切でしょう。

カフェやホテルラウンジで打ち合わせを行う場合、飲食代は場所をセッティングした側が支払うのが一般的となっています。注文の際に「何になさいますか」と相手に先に聞くことで、支払う意思を自然に伝えられます。

4-2. 禁煙・喫煙の確認

相手が喫煙者かどうかわからない場合は、禁煙席を選ぶのが無難でしょう。事前に確認できる機会があれば、「おタバコは吸われますか」と一言聞いておくと、当日の席選びがスムーズになります。

5. コワーキングスペースと貸会議室を併設「コモンルーム」のご紹介

打ち合わせの内容や相手に応じて最適な場所を選ぶことが、ビジネスを成功に導く第一歩となるでしょう。

大阪・京都エリアで打ち合わせ場所をお探しの方におすすめしたいのが、コワーキングスペース「コモンルーム」です。大阪（梅田・中津）と京都（四条烏丸）に展開しており、いずれも駅から徒歩圏内の好立地に位置しています。

各店舗には、オープンなコワーキングスペースに加えて、プライバシーを確保できる貸会議室や個室ブースを完備しているのが特徴です。カフェのようにリラックスした雰囲気で軽い打ち合わせを行うことも、会議室を利用して機密性の高い商談を行うことも可能となっています。

急な打ち合わせにも対応できるドロップイン利用から、頻繁にご利用いただける月額プランまで、さまざまなニーズに合わせたプランをご用意しています。社外での打ち合わせ場所にお悩みの方は、ぜひ一度コモンルームをご検討ください。

コモンルーム各店舗の公式サイト

・コモンルーム梅田
・コモンルーム中津
・コモンルーム四条烏丸

見学や質問などは随時受け付けているので、ぜひお気軽にお問い合わせください。
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