スタッフ コラム

打ち合わせ、商談、WEB会議にもぴったりな「貸会議室」の選び方

2020.09.03 梅田 中津

急速に広がったテレワークやWEB会議ですが、いざスタートしようとしてまず頭を悩ませるのは、仕事を行う場所選びです。


支店とのWEB会議が決まったが、社内の会議で備え付けの会議室はすぐ埋まってしまう…
テレワーク中の自宅でのリモート打ち合わせの際、同居人の生活音が入るかもしれない…
 

 

こんな時におすすめなのが、「貸会議室で仕事を行う」というもの。
完全個室の貸会議室であれば、生活音や人の目を気にせず作業ができますし、
予約制なので場所が確保できない!という心配もありません。

社外で打ち合わせを行う場合の貸会議室利用も増加傾向にあります。

 
さて、そんな時、「いい感じの貸会議室を予約しておいて!」と指示されたあなた。

初めて貸会議室を利用するそんな時、予約する前に知っておきたい貸会議室の選び方をご紹介します。 

 
  

【目次】
1.まずは【目的・利用人数・予算】の確認を
2.貸会議室を選ぶときの注意点
3.おすすめの貸会議室検索サイト【3選】
4. 番外編: 貸会議室検索サイト以外での探し方
5.おわりに

 

1.まずは目的・利用人数・予算の確認を       

貸会議室を予約しておいて!そう指示を受けたあなた。

とはいえ、初めてのことで何から手を付けていいか…
とりあえず「貸会議室 地名」で検索したけど…たくさん出てきて分からない!!

 

……ほとんどの方は、初めて貸会議室を選ぶ際、このようにネットでの検索から貸会議室選びが始まるのではないでしょうか。
ですが貸会議室は全国各地に大量に存在しているので、検索結果をチェックしていくだけで時間が過ぎてしまいます。
 

検索をするその前に、スムーズに効率的に貸会議室を選ぶため、
まずは「目的・利用人数・予算の確認」を行いましょう!

 
「目的・利用人数・予算」が決まっていれば、どの貸会議室が一番最適なのか、時間をかけずに見つけることができます。

それぞれの項目について簡単にご説明します。
 

目的

今回、あなたが貸会議室を使う目的はなんでしょうか?
社内の打ち合わせ?客先との商談?あるいは、WEB会議の場所を探しているのでしょうか。

貸会議室はその広さや立地だけでなく、設備などの環境や貸会議室の雰囲気も多岐にわたります。
 

社内の打ち合わせであれば、PCが使える環境かどうか、電源はあるのか、プロジェクターやモニターがあるか、、などチェックしておきたいところ。
客先との商談であれば、あまりにも室内が暗すぎたり、椅子や机が無機質だと、相手にいい印象を与えることができません。
WEB会議を行いたい場合は、貸会議室のネット環境も気になります。
 

設備もさることながら、目的によっては注意したい箇所が異なります。
どんな目的で利用するのか?ネット検索のその前に、社内で確認を行いましょう。
 

利用人数


目的がわかれば次に確認したいのは利用人数です。

貸会議室の多くは部屋単位の料金ですが、室内の利用人数に制限を設けており、定員数を超えるとその分追加の費用が発生することも。
また、室内の広さや椅子の配置等の関係で、定員数以上は貸会議室に入ることができない場合もあります。
  

特に社外の方との打ち合わせですと、当日になって相手方の人数が増えるなど、予期せぬ人数変更もあり得ます。

また、利用人数の他に手持ちの荷物を置くスペースも考えおきたいところ。

急な変更にも対応できる、余裕を持った定員数がある貸会議室を選べるよう、利用人数の確認を行いましょう。
 

予算

目的、利用人数が確認できましたが、さあいい感じの貸会議室を探そう!とその前に、しっかりと予算の確認も行いましょう。

貸会議室は部屋料金での表示が多く、30分○○円~と記載されていることがあり、 立地や収容人数によって、その幅は大きくなっています。

梅田界隈ですと1時間1,500円という低価格から、1時間30,000円という値段まで、人数、広さ、立地でまったく費用は異なります。


 
では、初めての貸会議室利用の場合は、どのように予算を立てればよいのでしょうか?

目的・利用人数で確認した事項をもとに、いくつかの貸会議室を比べて目的に合わせて最適な費用をとる、という方法があります。
 

例えば…

・最低限の設備はそろっており、価格帯は低いが駅から遠い貸会議室
 駅から遠い場合は部屋料金が抑えられている可能性が高いので、社内の打ち合わせやWEB会議場所として最適です。
取引先のビルから近いようであれば、駅から遠いことは気になりません。


・設備、雰囲気が良く立地も中心地にあるが、価格帯が少し上がる会議室
 中心地にある貸会議室はアクセスがしやすく、内装にこだわった貸会議室であることが見受けられます。
少し価格帯が上がるとしても、相手からの印象が決まる大切な初回の商談の場合などに最適です。
 

もちろん、実際に社内で決められた予算があるかと思いますので、その予算内で計算することが第一です。
その場合は、利用時間によって費用が変動することを念頭に置いて、計算のミスを防ぎましょう。

 


2.貸会議室を選ぶときの注意点       

 

貸会議室を選ぶ準備ができ、目的に合った設備があり、人数・予算も問題ない、写真の雰囲気も良さそうな会議室を見つけたあなた。
 

予約も完了し、当日現地で利用しようと現場へ行ってみると、地図アプリで確認できない立地にあり、取引先の方が迷ってしまった!謝りながらご案内すると、事前の決済が現金のみの受付で手持ちが足りなかった!
 
……このようなことがないように、貸会議室を実際に選ぶときの注意点についてご説明します。

 

選ぶときの注意点①立地


貸会議室を選ぶ際、立地には気を付けてください。

事前に予約する会議室を決める前に、会議室のHPがあればそのHPに掲載されているアクセスを確認するだけで終わらせないようにしましょう。
交通事情や工事の関係で、使えると思った道が使えなかったり、信号の多さで到着までにかかる時間が異なる場合があります。

打ち合わせの相手先がいらっしゃるのであれば近くの駅で待ち合わせるようにしましょう。

また、自分が迷わない為にも、地図アプリなどに事前に予約した貸会議室を登録しておきましょう。
 

貸会議室を選ぶときの注意点 ②決済方法

貸会議室を選ぶ際、予約サイトを使う場合は決済を事前に行う場合が多いですが、現地での支払いの場合は決済方法に注意が必要です。

決済方法を現金のみとしている貸会議室もあれば、クレジットカードのみとしている貸会議室もありますので、利用できる支払方法については確認しておきましょう。

また、事前決済の場合も銀行振込やコンビニ払いを行えても、領収書が出ない場合などもありますので、注意が必要です。

 

貸会議室を選ぶときの注意点 ③部屋の雰囲気

最後に注意したいのが、部屋の雰囲気です。
掲載サイト上の写真と、雰囲気が全然違っていた…ということは、貸会議室以外でもレストラン、ホテルなどで起こりうる問題です。

予約を行う前に、貸会議室のHP内の写真以外に内観を確認できるものがないか?調べてみましょう。
グーグルマップなどで希望の貸会議室の名前を検索すれば、利用者から写真が掲載されている場合もあります。

また、もちろん事前に貸会議室の内覧が可能な場合もありますので、ぜひ問い合わせてみましょう。

 



3.おすすめの貸会議室検索サイト・3選       

さて、これであなたも今すぐにでも、最適な貸会議室を利用することが可能です!

 
これまでのポイント、注意点を踏まえた上で、どうやって探すのか?
そんな時におすすめなのは、やはり多くの貸会議室が掲載されている「貸会議室検索サイト」です。

今回はレンタルスペース・パーティールームなどの掲載はない、「貸会議室」がメインの検索サイトをご紹介します。
 

おすすめその1.貸会議室.com

掲載数NO.1の会議室.comは、目的から全国各地の貸会議室を選ぶことができるところがおすすめです!
もちろん立地・予算・利用人数で絞って検索可能ですので、スムーズな貸会議室選びができること間違いなしです。

また、サイト下部にある特集ページでは、エリアを絞ったおすすめ貸会議室・貸しスペースのまとめなどもあります。

大阪府のテレワーク会場特集

貸会議室選びの参考になりますので、おすすめです!

おすすめその2.会議室セレクト

全国5000箇所以上の貸会議室を掲載している会議室セレクトは、フリーワードを含めた様々な条件を掛け合わせて検索でき、使いやすくておすすめです!
また、スマートフォン表示のサイトも完備されていて、外出先や出張先などでも、時間や場所を選ばず利用できるのが嬉しいポイントです。

「会議のお役立ち情報」というコラムページもあり、最近ではWEB会議についていろいろな記事があり、読み応えがあります。

 

おすすめその3.ツドイバナビ

貸会議室のみに特化した「ツドイバナビ」は、特に打ち合わせ・商談・セミナー利用などを行いたい場合におすすめです。

エリア・利用方法・タイプを選択して検索するシンプルなサイトの作りですので、いろいろと設定して検索するのが面倒…という方にはぴったりです!
また、会場の雰囲気をタイプで選択できるのも、思い描いている雰囲気の貸会議室を探す際には助かります。

ツドイバナビでも貸会議室にまつわるコンテンツが公開されていますので、初めて利用される方は必見です。

 

 


4.番外編・貸会議室検索サイト以外での探し方       

貸会議室の検索サイトをいろいろと検索している暇がない!
今すぐに貸会議室を抑えておきたい!
 
そんなお急ぎの時はグーグルマップの位置検索がおすすめです。
 
携帯電話やPC・タブレットの位置情報をオンにして、
グーグルマップを開き、「貸会議室」と検索すれば、今いる位置から一番近い貸会議室を知ることができます。

また、マップ内の店名をクリックすると、貸会議室の内観写真や口コミを確認することもできますので、ぜひ活用してみてください。

 

5.おわりに       

 
これであなたもスムーズに、スマートに貸会議室を選ぶことができます。

新型ウイルス感染拡大の影響で需要が高まる貸会議室などのレンタルスペース。
 
打ち合わせや商談以外にWEB会議や配信の会場として活用したり、その利用用途は広まるばかりです。

また、そんな需要に合わせて貸会議室も進化していますので、いろいろな貸会議室を実際に利用し、その便利さを体感してみてください。
 

お読みいただきありがとうございました。

 

 

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